São vários os motivos que fazem um empreendedor querer mudar a empresa (trocar contador) que presta os serviços de Contabilidade de sua empresa. É um momento difícil para todo empreendedor a troca dos serviços contábeis, mas muitas vezes isso é necessário devido à necessidade de ter uma empresa que atenda melhor a situação atual do empreendedor.
Contabilidade é um serviço essencial para qualquer entidade e o Contador deve sempre ser um parceiro da empresa. A Contabilidade deve fazer parte do time que leva a empresa ao sucesso prevendo diversas situações que podem levar a empresa a crescer ou ter fracasso.
Equilíbrio entre Contabilidade e Empreendedor
É preciso haver um equilíbrio entre os dois lados (empreendedor e contador) para que haja um trabalho harmonioso e satisfatório para ambos os lados. Se não houver, acaba virando um jogo de xadrez em que em um determinado momento um dos lados levará um xeque mate.
O empreendedor tem todo o direito de buscar um serviço de contabilidade (trocar contador) que atenda as necessidades do seu negócio, devendo fazer essa troca no momento certo e com todos os cuidados necessários.
A relação Empreendedor X Contador
O empreendedor precisa dos serviços de contabilidade para obedecer à obrigações legais e fiscais. Toda empresa – exceto MEI – é obrigada a ter um serviço de contabilidade contratado. Mas contabilidade não é apenas uma obrigação, é um suporte para o crescimento da empresa, redução de custos e dos riscos que a empresa pode ter por não cumprir diversas obrigações legais.
O contador é um profissional capacitado para lidar com toda a área financeira, econômica e patrimonial de uma pessoa jurídica ou pessoa física. Devido a complexidade do sistema tributário e fiscal brasileiro, é importante ter um contador que atue como consultor do empreendedor. Ele está preparado com conhecimentos adequados de contabilidade.
Como é trocar contador da empresa
Devemos entender que na constituição do vínculo de serviço entre a empresa contábil e o empreendedor foi feito um contrato de prestação de serviços. Todas as obrigações do contador e do empreendedor ficam determinadas nesse contrato, nele deve haver cláusulas específicas referentes à possibilidade de distrato, desde que cumprido todo o acordo até o final da prestação do serviço por ambas as partes.
Não existe uma hora ou momento correto para troca do contador ou da empresa que presta os serviços de contabilidade para o negócio. Tudo depende do momento em que o empreendedor decide que os serviços prestados pelo contador não são mais necessários ou não se adequam mais a realidade da empresa contratante.
Quais as etapas para a troca do contador
Primeiro é preciso que o empreendedor leia atentamente ao Contrato de Prestação de Serviços assinado com o contador ou com a empresa contábil contratada. Deve-se observar a previsão de multas ou a necessidade de aviso prévio para o encerramento do contrato. É necessário entender que deve dar um tempo para que o contador conclua os serviços pendentes e entregue toda a documentação necessária para a transferência do serviço de contabilidade.
Nesse momento, o empreendedor já deve estar em contato com o novo contador e realizando reuniões com o mesmo para que seja orientado neste momento de transição. Deve-se ter do novo contador uma lista de todos os documentos necessários para a transição que serão solicitados do antigo contador (documentos e livros impressos e virtuais, relatórios gerais, logins e senhas, etc.).
É preciso comunicar oficialmente o distrato ao atual contador. Essa comunicação deve ser registrada por email ou carta, definindo a data para o final da prestação dos serviços, a documentação necessária e informando o novo contador ou empresa contratada para a continuidade dos serviços. Desta forma o contador antigo pode repassar toda a documentação diretamente ao novo contador, facilitando a conferência e evitando a falta de documentos importantes. Porém é mais comum, por parte dos empreendedores, que toda a documentação seja entregue diretamente ao empreendedor e deste para o novo escritório de contabilidade para que haja sigilo do procedimento.
Após ter concluído o contrato com o antigo contador é necessário, contratar um novo contador ou serviço contábil (Trocar Contador). Isso não impede que se faça reuniões anteriores com o novo contador para ir harmonizando os interesses mútuos de forma a iniciar os trabalhos de acordo com a necessidade do empreendedor, apenas não é possível ter um contrato ativo com o novo contador enquanto não é feito o distrato com o anterior. Isso para não haver dois contadores trabalhando ao mesmo para o mesmo negócio, pois legalmente pode-se ter apenas um representante contábil por empresa.
Após receber toda a documentação e transferir para o novo contador é importante realizar uma auditoria dos documentos e impostos, pelo menos dos últimos 5 anos. Ação necessária para encontrar erros que não foram resolvidos e corrigi-los afim de evitar problemas posteriores.
Responsabilidade Contábil durante a troca do contador
No momento de transição de serviços de contabilidade é registrado um documento de rescisão contratual (Distrato). Porém a responsabilidade contábil não se encerra com o fim do contrato. Todo erro contábil feito pela empresa de contabilidade anterior continua sendo de sua responsabilidade até a data em que foi assinado o distrato. Após esta data, toda responsabilidade contábil será de responsabilidade da nova empresa contratada.
Resolução CFC 987/2003
Essa resolução emitida pelo CFC em 15/12/2003, regulamenta a obrigatoriedade do contrato de prestação de serviços contábeis e dá outras providências. Ela traz exemplos de contratos que podem ser utilizados por contadores.
Essa resolução e suas revogações e alterações podem ser acessadas por esse link: Clique Aqui