O Inventário de Mercadorias (gestão precisa do estoque) é uma ferramenta essencial para o sucesso financeiro da empresa. É amparado pela Lei 6.404/1976, que garante a organização, confiabilidade e conformidade fiscal das operações.
Vamos apresentar neste artigo os segredos dessa prática crucial para o controle dos seus bens e a saúde financeira do seu negócio.
Inventário de Mercadorias – O que é?
O Inventário de Mercadorias nada mais é que a contagem física e a valorização dos produtos que sua empresa possui em estoque em um determinado momento. Essa prática, obrigatória por lei para empresas tributadas pelo Lucro Real, é fundamental para diversos fins, como:
- Apurar o custo das mercadorias vendidas (CMV);
- Demonstrar a situação patrimonial da empresa;
- Controlar o estoque de forma eficiente;
- Identificar perdas e avarias;
- Atender às exigências fiscais.
Tipos de Inventário: Qual a melhor opção para o Seu Negócio?
No mundo dos inventários, existem duas modalidades principais: permanente e periódico. Cada uma com suas características, vantagens e desvantagens, adaptando-se às necessidades específicas de cada empresa.
Inventário Permanente: Monitoramento Constante para um Estoque Sempre Atualizado
O inventário permanente, como o próprio nome sugere, é um sistema de controle contínuo do estoque. Através de movimentações diárias das entradas e saídas de produtos, a empresa mantém um saldo atualizado em tempo real.
Vantagens do Inventário Permanente:
- Maior precisão do estoque;
- Melhor controle das perdas;
- Agilidade na apuração do CMV;
- Redução de custos com inventários físicos periódicos.
Desvantagens do Inventário Permanente:
- Exige um sistema de controle informatizado eficiente;
- Pode ser mais trabalhoso para implementar e manter;
- Suscetível a erros se o sistema não for confiável.
Inventário Periódico: Uma Fotografia Detalhada do Estoque em Momentos Estratégicos
O inventário periódico, por outro lado, é realizado em momentos específicos, como no final do exercício fiscal ou em datas estratégicas para a empresa. Nele, a contagem física dos produtos é realizada para determinar o saldo do estoque.
Vantagens do Inventário Periódico:
- Mais simples de implementar e manter;
- Exige menos investimento em tecnologia;
- Ideal para empresas com menor volume de estoque.
Desvantagens do Inventário Periódico:
- Menos preciso que o inventário permanente;
- Não permite controle em tempo real do estoque;
- Pode gerar custos com mão de obra para a contagem física.
Exemplo Prático de Inventário Permanente:
Para ilustrar o inventário permanente, imagine uma loja de roupas que utiliza um sistema informatizado para registrar as entradas e saídas de produtos. Cada vez que uma peça é vendida, o sistema subtrai automaticamente a quantidade do estoque. Da mesma forma, quando novas peças são compradas, o sistema atualiza o saldo com as novas unidades.
Exemplo de Lançamento Contábil:
- Compra de 10 camisetas por R$ 1.000,00:
D – Estoque de Mercadorias (Ativo Circulante) – R$ 1.000,00
C – Contas a Pagar (Passivo Circulante) – R$ 1.000,00
- Venda de 5 camisetas por R$ 600,00:
D – Caixa (Ativo Circulante) – R$ 600,00
C – Receita de Vendas (Resultado) – R$ 600,00
Exemplo Prático de Inventário Periódico:
No inventário periódico, a loja de roupas realiza a contagem física de todas as peças em estoque em um determinado dia. As quantidades apuradas são comparadas com o saldo registrado no sistema informatizado. Se houver diferenças, são feitos os ajustes necessários para corrigir o saldo.
Continuando o exemplo anterior da loja de roupas, vamos detalhar o processo de inventário periódico:
1. Definição da Data e Comunicação:
- Escolha uma data em que a loja esteja fechada para facilitar a contagem.
- Comunique aos funcionários a data e os procedimentos do inventário.
2. Preparação do Ambiente:
- Organize o estoque por tipo de produto, tamanho e cor.
- Identifique cada produto com etiquetas claras e precisas.
- Disponha os produtos de forma acessível para contagem.
3. Contagem Física:
- Divida a equipe em grupos para agilizar o processo.
- Utilize listas de controle para registrar a contagem de cada produto.
- Anote as quantidades apuradas com cuidado e precisão.
4. Conferência:
- Compare as quantidades apuradas na contagem física com o saldo registrado no sistema informatizado.
- Identifique as diferenças e investigue as causas (quebras, avarias, furtos, erros de lançamento, etc.).
- Realize os ajustes necessários no sistema para corrigir o saldo.
5. Documentação:
- Elabore um relatório com os resultados do inventário, incluindo:
- Data do inventário;
- Produtos inventariados;
- Quantidades apuradas;
- Diferenças encontradas;
- Causas das diferenças;
- Ajustes realizados.
- Armazene o relatório em local seguro para futuras consultas.
6. Ajustes Contábeis:
- Registre os ajustes de estoque na contabilidade.
- Utilize as contas apropriadas, como “Ajustes de Estoques” ou “Perdas por Avarias”.
- Lance os ajustes no período em que foram identificados.
Exemplo de Lançamento Contábil:
- Ajuste por perda de 2 camisetas no inventário:
D – Perdas por Avarias (Resultado) – R$ 200,00
C – Estoque de Mercadorias (Ativo Circulante) – R$ 200,00
Lembre-se:
- O inventário periódico deve ser realizado periodicamente, de acordo com a legislação e as necessidades da empresa.
- É importante que o processo seja documentado de forma clara e precisa.
- Os ajustes contábeis devem ser realizados de acordo com as normas brasileiras de contabilidade.
Ao seguir estas etapas com cuidado e atenção, você terá um inventário periódico preciso, confiável e em conformidade com a Lei 6.404/1976. Isso te permitirá ter uma visão clara da situação do seu estoque, identificar falhas e oportunidades de melhoria, e tomar decisões mais assertivas para o sucesso do seu negócio.
Conclusão: Inventário de Mercadorias
Entender e dominar o Inventário de Mercadorias é fundamental para uma gestão empresarial saudável. A escolha entre o sistema permanente ou periódico depende da estrutura e volume de estoque da sua empresa.
Independentemente da modalidade escolhida, lembre-se:
- Estabeleça procedimentos claros para a contagem física e registro das movimentações.
- Treine sua equipe para garantir a precisão das informações.
- Utilize softwares de gestão para facilitar o controle do estoque.
- Realize o inventário periodicamente, mesmo que utilize o sistema permanente.
Com essas práticas, você terá um inventário preciso, confiável e de acordo com a Lei 6.404/1976. Isso te permitirá tomar decisões assertivas, reduzir custos, aumentar a lucratividade e garantir a saúde financeira do seu negócio.