O fechamento contábil 2025 é mais que uma formalidade administrativa: é o momento crítico onde toda a saúde financeira e fiscal da empresa converge em um ponto de verdade. Consequentemente, este checklist essencial para o fechamento contábil consolida os procedimentos obrigatórios que, portanto, definem a diferença entre um encerramento bem executado e um precipitado.

Além disso, empresas que erram nesse processo enfrentam multas de até 3% do valor omitido na Escrituração Contábil Fiscal (ECF). Outrossim, um fechamento desorganizado atrasa a entrega das obrigações fiscais — a Escrituração Contábil Digital (ECD) vence em 30 de junho do ano seguinte (conforme Instrução Normativa RFB nº 2.003/2021), e consequentemente atrasos resultam em multa de 0,02% ao dia sobre a receita bruta, limitada a 1%.

Por outro lado, este guia de checklist para fechamento contábil 2025 consolida os 15 itens obrigatórios, erros mais comuns e diferenças contábil vs fiscal. Portanto, você encerra o ano com segurança e conformidade total.

Checklist de Fechamento Contábil 2025: 15 Itens Obrigatórios

O fechamento contábil segue uma sequência lógica e interdependente. De fato, pular etapas compromete as seguintes. Por isso, organize o cronograma de modo que cada item seja concluído antes de passar ao próximo.

1. Conciliação Bancária no Checklist de Fechamento Contábil 2025

Por que importa: A conciliação bancária é o fundamento de todo checklist de fechamento contábil. Dessa forma, sem ela, você não tem certeza se os saldos do sistema, ou seja, os registros, correspondem à realidade do caixa.

O que fazer:

• Extraia os extratos bancários de todas as contas de titularidade da empresa até 31 de dezembro.
• Compare cada lançamento no sistema contábil com o extrato do banco.
• Identifique depósitos em trânsito (documentos que foram registrados mas ainda não compensaram).
• Localize cheques emitidos mas não compensados (cheques que saíram do sistema mas não foram debitados pelo banco).
• Registre as diferenças em contas transitórias específicas para ajustes pós-fechamento.

Exemplo prático (Ltda): Uma empresa do segmento de serviços finalizou dezembro com saldo contábil em conta corrente de R$ 125.000,00, enquanto o extrato bancário apontou R$ 120.500,00. A diferença foi causada por: cheque nº 3.456 emitido em 22/12 por R$ 3.200,00 (ainda não compensado), depósito recebido em 28/12 por R$ 2.800,00 (compensou no banco apenas em 02/01/2026), e ainda, tarifa bancária de R$ 100,00 não lançada no sistema. Portanto, a conciliação identificou todos os itens, permitindo ajustes precisos antes do balanço final.

2. Reconciliação de Fornecedores e Clientes (Contas a Receber/Pagar)

Por que importa: Discrepâncias entre sistema e confirmação externa de saldos afetam diretamente o resultado e geram questionamentos fiscais.

O que fazer:

• Envie confirmações aos principais fornecedores (acima de 5% do faturamento anual) solicitando confirmação de saldos em 31 de dezembro.
• Para clientes, revise contas em atraso superior a 90 dias e identifique possíveis devedores duvidosos.
• Analise extratos de consumidores (no caso de indústrias com muitos pequenos clientes), verificando duplicatas vencidas.
• Identifique duplicatas canceladas ou devolvidas que ainda constam nas contas.

Impacto contábil: A análise de recebibilidade requer revisão cuidadosa conforme princípios de provisões (NBC TG 25 – Provisões). Portanto, se a empresa reconhecer provisão para créditos duvidosos, essa provisão deve constar no balanço com suporte documentado.

3. Ajuste de Estoques e Inventário Físico

Por que importa: Estoques representam, em muitos casos, 30-50% do ativo circulante; portanto, erros em sua contagem ou valoração distorcem todo o resultado do exercício.

O que fazer:

• Realize inventário físico completo em 31 de dezembro (ou data próxima, no máximo em 05 de janeiro se a contabilidade for de competência).
• Compare quantidades e valores do sistema com o inventário físico.
• Identifique itens obsoletos, danificados ou de lenta movimentação para análise de deságio.
• Se a diferença for material (> 1% do estoque total), investigue a causa e documente.
• Registre ajustes antes do balancete final.

Exemplo para indústria: Uma fábrica de componentes eletrônicos fechou 2024 com estoque de matéria-prima de R$ 850.000,00. Em dezembro de 2025, durante o inventário, descobriu que itens descontinuados totalizavam R$ 42.000,00 (aproximadamente 5% do estoque). Além disso, esses itens foram provisionados para redução ao valor recuperável, conforme NBC TG 01 (Redução ao Valor Recuperável de Ativos – Impairment), gerando uma despesa não operacional de R$ 42.000,00.

4. Depreciação, Amortização e Exaustão

Por que importa: O cálculo correto de depreciação afeta o resultado do exercício e, portanto, a base tributária. A Lei das S.A. (Lei 6.404/1976, Art. 182, §1º) exige ajustes de depreciação no encerramento.

O que fazer:

• Calcule a depreciação de todos os bens do ativo imobilizado até 31/12/2025.
• As vidas úteis estimadas devem ser revisadas: elas ainda fazem sentido? A tecnologia ficou obsoleta antes do previsto?
• Inclua depreciação acelerada ou diferida se aplicável conforme política contábil da empresa.
• Imobilizados totalmente depreciados que ainda estão em uso devem permanecer no balanço com valor simbólico de R$ 1,00.
• Procure amortizar ativos intangíveis (software, marcas, patentes) conforme período de vida útil esperado.

Números oficiais: Conforme a Instrução Normativa RFB nº 1.700/2017, empresas do Lucro Real têm depreciação acelerada permitida quando há produção em turnos contínuos. Logo, indústria têxtil pode depreciar em 1 ano em vez de 10 anos para máquinas de produção em regime de 3 turnos.

5. Provisões em Checklist de Fechamento Contábil Obrigatório

Por que importa: Provisões trabalhistas são obrigações que ocorrem no período mas serão pagas depois. Não provisioná-las viola o princípio da competência contábil (NBC TG 26 – Apresentação das Demonstrações Contábeis).

O que fazer:

Décimo Terceiro Salário:

• Calcule 1/12 do salário de cada empregado para cada mês trabalhado em 2025.
• Se tiver pagamento parcial (adiantamento em novembro), desconte do total.
• Total de provisão = (Salário médio × Número de meses trabalhados / 12) + Encargos INSS (11%) e FGTS (8%).

Férias Proporcionais:

• Para cada empregado, calcule dias de férias adquiridos até 31/12/2025.
• Se no período contábil anterior (até 31/12/2024) a empresa pagou férias vencidas, o saldo é zerado.
• Valor = (Dias de férias direito / 22 dias úteis × Salário mensal × 1,333) + Encargos INSS e FGTS.
• Exemplo: Empregado com R$ 3.000,00 de salário com 15 dias de férias adquiridas = (15/22 × R$ 3.000 × 1,333) + encargos = R$ 2.728,00 + R$ 436,48 = R$ 3.164,48.

Impacto para MEI: Microempreendedores individuais com apenas um empregado devem provisionar igualmente. Para MEI que é pessoa física (sem empresa constituída), não há obrigatoriedade de balanço, mas se tiver funcionário, deve seguir regras trabalhistas.

6. Provisões em Checklist de Fechamento Contábil Obrigatório

Por que importa: Clientes que não pagam afetam o fluxo de caixa e distorcem o resultado. No entanto, provisionar antecipadamente deve ser feito, já que segue o princípio da prudência contábil.

O que fazer:

• Analise todas as contas a receber em atraso superior a 60 dias.
• Classifique como “duvidosos” aqueles com probabilidade de não recebimento ≥ 50% (baseado em histórico de cobrança).
• Crie matriz de provisão: 100% para clientes em processo de falência, 50% para atrasos acima de 120 dias, 25% para atrasos de 60-120 dias.
• Documente a matriz com suporte em relatórios de cobrança e análise de risco do cliente.
• Lançamento contábil: D – Despesa com Créditos Incobrável / C – Provisão para Créditos Incobrável.

Exemplo para PJ (Pequena Empresa): Uma consultoria finalizou o ano com contas a receber de R$ 200.000,00. Desse total, R$ 35.000,00 estava vencido há mais de 120 dias. Aplicou-se 50% de provisão = R$ 17.500,00. Consequentemente, o resultado líquido diminuiu em R$ 17.500,00, mas a empresa apresenta balanço mais conservador e realista.

7. Reconhecimento de Receitas e Despesas pela Competência (Accruals)

Por que importa: A contabilidade de competência exige reconhecer receitas e despesas no período em que ocorrem, ou seja, não quando são recebidas/pagas. Portanto, isto está na base da NBC TG 30 (Receitas) e é mandatório desde 2010 no Brasil.

O que fazer:

• Receitas a receber: Identifique serviços prestados ou produtos entregues em dezembro que ainda não foram faturados (nota fiscal a emitir em janeiro).
• Receitas diferidas: Reconheça apenas a fração da receita que corresponde ao serviço executado (ex: contrato anual pago adiantado em julho).
• Despesas a pagar: Registre contas de luz, água, internet, aluguel referentes a dezembro mas com vencimento em janeiro.
• Despesas provisionadas: 13º salário, férias, bônus (se prometido verbalmente mas não formalizado ainda — fique atento, isso é discutível).

Exemplo técnico para Contador: Empresa de software assinou contrato de manutenção anual em 01/11/2025, recebendo R$ 120.000,00 adiantado referente ao período nov/2025 a out/2026. Até 31/12/2025, 2 meses de serviço foram prestados = (2/12 × R$ 120.000) = R$ 20.000. Isto é receita de 2025. Os R$ 100.000 restantes são “receita diferida” (passivo) e serão reconhecidos mensalmente em 2026.

8. Testes de Impairment no Checklist de Encerramento Contábil 2025

Por que importa: Ativos podem perder valor ao longo do tempo. A NBC TG 01 exige teste de recuperabilidade anualmente para ativos intangíveis e sempre que há indicadores de perda.

O que fazer:

• Identifique “unidades geradoras de caixa” (UGCs) — grupos de ativos que geram receitas independentes.
• Para cada UGC, calcule o valor recuperável como o maior entre:
  (a) Valor justo líquido de custos de venda e (b) Valor em uso (fluxo de caixa futuro descontado).
• Se o valor contábil > valor recuperável, registre perda por impairment.
• Documente a análise com projeções de fluxo de caixa, taxas de desconto utilizadas e premissas.

Exemplo para Indústria/PJ: Uma fábrica adquiriu máquina de produção em 2020 por R$ 500.000,00, já depreciada para R$ 250.000,00. Em 2024, a tecnologia evoluiu e máquinas similares custam R$ 200.000,00. Assim, o valor de mercado caiu. A empresa calculou fluxo de caixa futuro da máquina = R$ 150.000,00. Teste de impairment: Valor em uso (R$ 150.000) < Valor contábil (R$ 250.000). Registra perda de impairment de R$ 100.000.

9. Reavaliação de Ativos (se aplicável) e Ajustes ao Valor Justo

Por que importa: Alguns ativos (principalmente imóveis e investimentos em outras empresas) podem ser reavaliados conforme NBC TG 27 (Ativos Imobilizados) ou NBC TG 40 (Combinações de Negócios).

O que fazer:

• Se a empresa adota reavaliação de imobilizados, contrate avaliador independente para atualizar valores em 31/12/2025.
• Registre aumento em “Ajustes de Avaliação Patrimonial” (patrimônio líquido), não em resultado.
• Se houver diminuição de valor, reconheça no resultado até o limite do saldo anterior de reavaliação.
• Para investimentos em outras empresas, aplique método de equivalência patrimonial se aplicável.

Impacto fiscal: Ajustes de reavaliação não são dedutíveis fiscalmente; em outras palavras, se a empresa for do Lucro Real, então a reavaliação não afeta a base tributária, afetando apenas a contábil.

10. Análise de Contingências Fiscais e Processos Judiciais

Por que importa: Contingências não provisionadas adequadamente são arriscadas e, por isso, podem levar a surpresas negativas em auditorias e multas não esperadas.

O que fazer:

• Levante com o departamento jurídico todos os processos em andamento.
• Classifique cada contingência em: (1) Provável — provisionar imediatamente, (2) Possível — divulgar em nota, (3) Remoto — nenhuma ação necessária.
• Para cada provisão, obtenha carta do advogado confirmando a avaliação.
• Inclua multas de autuações fiscais (AIIM) em análise de possibilidade de favorabilidade.
• Exemplo de provisão: Autuação por ICMS em atraso de R$ 50.000 com processo em 1ª instância (favorável ao fisco) = Provisão de 100%.
• Exemplo de divulgação: Ação trabalhista por hora extra de funcionário demitido = Possível = Divulga em nota, sem provisão.

Números 2025: Conforme Instrução Normativa RFB nº 2.263/2025, prazos para apresentação de declarações foram prorrogados. Assim, se a empresa recebeu prorrogação, esse fato deve estar documentado no processo.

11. Reconciliação e Validação da Contabilidade Tributária (ECF vs. ECD)

Por que importa: A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) deve conciliar com a Escrituração Contábil Digital (ECD). Logo, discrepâncias são sinalizadas automaticamente pelo fisco.

O que fazer:

• Extraia relatório de saldos da ECD (ano-calendário 2024, a entregar até 30 de junho de 2025).
• Extraia relatório de saldos da ECF (ano-calendário 2024, a entregar até 31 de julho de 2025).
• Compare contas de ativo, passivo e patrimônio líquido entre os dois sistemas.
• Identifique ajustes realizados exclusivamente para fins fiscais (exemplo: depreciação acelerada, adições permanentes).
• Documente cada diferença com justificativa técnica.

Obrigatoriedade 2025: Conforme nota técnica da Receita Federal de julho 2025, ECF versão 11.3.2 é obrigatória para transmissão. Versões anteriores serão rejeitadas. Então, para detalhes completos, acesse o Portal de Procedimentos da Receita Federal sobre ECD.

12. Preparação e Análise do Balancete Final (Balancete de Verificação)

Por que importa: O balancete de verificação é o “espelho” final de todas as contas antes do balanço. Sendo assim, qualquer erro aqui repercute diretamente nas demonstrações.

O que fazer:

• Extraia balancete de verificação de 31/12/2025 com saldos de todas as contas.
• Verifique se total de débitos = total de créditos (partida dobrada).
• Analise contas com saldos inesperados (exemplo: conta de despesa com saldo devedor alto, mas que deveria ser zero ao final do período).
• Confira contas-ponte (contas transitórias tipo “CLT a Pagar” que não devem ter saldo no fechamento final).
• Separe contas ativo circulante e não-circulante; passivo circulante e não-circulante (exigência da Lei 6.404, Art. 178).

Exemplo de erro comum: Conta “Adiantamento a Fornecedor” com saldo credor (R$ 50.000). Em outras palavras, isto significa que o fornecedor recebeu adiantamento acima do necessário ou há duplicatas pendentes. Portanto, é crucial investigar e ajustar antes do balanço.

13. Cálculo e Registro de IRPJ, CSLL e Demais Tributos sobre o Resultado

Por que importa: Tributos sobre o resultado (IRPJ e CSLL) são obrigatórios e devem ser estimados e provisionados antes do fechamento.

O que fazer:

Para Lucro Real:

• Calcule lucro contábil antes de IR/CSLL.
• Faça adições e exclusões conforme Instrução Normativa RFB nº 1.700/2017.
• Apure base tributária de IRPJ = Lucro líquido ± Ajustes = Base de Cálculo.
• Aplique alíquota de IRPJ: 15% + Adicional de 10% sobre lucro > R$ 20.000,00/mês.
• CSLL = 9% sobre lucro ajustado (base diferente de IRPJ em alguns pontos).
• Provisione o valor total a pagar.

Para Lucro Presumido:

• Presunção de lucro conforme atividade (exemplo: Comércio = 8%, Serviços = 32%, Indústria = 8%).
• IRPJ = Lucro presumido × Alíquota IRPJ (15% + 10% adicional).
• CSLL = Lucro presumido × 9%.
• Se a empresa já pagou estimativas mensais, faça ajuste no fechamento.

Números oficiais 2025: Conforme Calendário de Recolhimento 2025, 4º trimestre (out-dez) vence em 31/01/2026. O prazo é prorrogável sob certas condições.

14. Revisão e Validação de Notas Explicativas

Por que importa: As notas explicativas são parte integral das demonstrações contábeis (NBC TG 26). Notas incompletas ou imprecisas resultam em parecer de auditoria com ressalva ou abstenção.

O que fazer:

• Revise cada nota explicativa conforme checklist de NBC TG 26 (R5):
• Nota 1: Base de preparação das demonstrações.
• Nota 2: Políticas contábeis principais.
• Nota 3: Áreas críticas de julgamento (estimativas).
• Nota 4+: Detalhamento de rubricas materiais do balanço.
• Confirme que todas as contas materiais têm notas (contas > 5% do total do ativo).
• Inclua divulgação de continência operacional (se a empresa teve estes 12 meses sem interrupção).
• Revise segmentação por linha de negócio, se aplicável.

Exemplo de nota crítica: Se a empresa tem estoque material classificado como “não-circulante” (por exemplo, terreno para incorporação imobiliária), deve haver nota explicando reclassificação e perspectiva de realização.

15. Aprovação, Assinatura e Arquivamento da Documentação

Por que importa: Demonstrações contábeis sem assinatura do contador e do responsável pela gestão (CEO/Sócio) não têm validade legal.

O que fazer:

• Imprima versão final de balanço patrimonial, demonstração de resultado, demonstração de fluxo de caixa e demonstração de valor adicionado (se obrigatória).
• Obtenha assinatura do contador responsável (com CRCSP/CRC-UF e número de registro).
• Obtenha assinatura de sócio/administrador responsável.
• Se a empresa for S.A., solicite ata de assembleia geral ordinária que aprova as demonstrações.
• Arquive em pasta física com índice de conteúdo e datas de assinatura.
• Mantenha versão digital assinada digitalmente conforme Lei 14.063/2020 (ICP-Brasil).

Documentação para Auditoria Fiscal: Parte do Checklist de Encerramento

A Receita Federal pode solicitar documentação comprobatória em fase de fiscalização; por essa razão, ter tudo organizado reduz o tempo de resposta e demonstra, assim, a boa-fé da empresa.

Documentação Obrigatória por Área

Contabilidade Geral:

• Balanço patrimonial, demonstração de resultado e notas explicativas (originais assinados).
• Livro Diário (autenticado na Junta Comercial ou em acesso digital via e-Lalur).
• Livro Razão (cópia analógica ou digital com índice).
• Balancetes mensais de 2025 (pelo menos o de dezembro e o final).
• Plano de contas utilizado com respectivas codificações.

Escrituração Digital:

• Cópia de transmissão de ECD para Receita Federal (comprovante de entrega).
• Cópia de transmissão de ECF (se Lucro Real).
• Recibos de RFB confirmando recebimento.

Conciliação Bancária:

• Extratos bancários mensais (especialmente dezembro de 2024 e janeiro de 2025).
• Conciliação documentada mostrando itens em trânsito e compensação.
• Planilha de análise de cheques em circulação.

Estoques:

• Relatório de inventário físico de 31/12/2024 (se ano anterior) e 31/12/2025 (ano atual).
• Análise de variação entre sistema e físico com justificativa técnica.
• Mapas de custeio de estoque utilizados (PEPS, Média Ponderada Móvel, Custo Padrão).

Ativo Imobilizado:

• Planilha de controle de imobilizado com entradas, saídas, depreciação acumulada.
• Notas fiscais de compra de bens com custo superior a R$ 5.000,00.
• Cálculo de depreciação com vidas úteis justificadas.
• Documentação de imóveis (escritura, IPTU, registro de propriedade).

Tributos:

• Cálculo e apuração de IRPJ e CSLL passo a passo.
• Guias de recolhimento comprovando pagamento (Documento de Arrecadação).
• Livro de Apuração do Lucro Real (LALur) para Lucro Real.
• Cálculo do Lucro Presumido para Lucro Presumido.

Provisões e Contingências:

• Carta de advogado confirmando contingências fiscais e trabalhistas.
• Documentação de processos judiciais em andamento (peças processuais principais).
• Análise de devedores duvidosos com justificativa de percentuais de provisão.

8 Erros Mais Comuns no Checklist de Fechamento Contábil

Conhecer os erros facilita a prevenção. Aqui estão os 8 mais críticos identificados em auditorias recentes:

1. Não Reconciliar Extratos Bancários Completamente

O erro: Empresa finaliza o ano com saldo contábil de R$ 300.000 e extrato de R$ 285.000, sem investigar a diferença de R$ 15.000.

Consequência: Cheques em trânsito não identificados resultam em dupla contagem no ano seguinte. Além disso, duplicatas recebidas por boleto em 30/12 mas creditadas no banco em 02/01 não são registradas. O saldo fica “flutuante” e gera dúvidas em auditoria.

Como evitar: Extrair extrato até 10 de janeiro do ano seguinte, analisar todas as movimentações entre 25/12 e 10/01, e registrar os itens em contas ponte (transitórias) para ajuste no mês seguinte.

2. Omitir Provisões de Férias e 13º Salário

O erro: Contador encerra o ano sem provisionar os encargos trabalhistas futuros, assumindo “vou lançar quando pagar”.

Consequência fiscal: Resultado do exercício fica artificialmente inflacionado (exemplo: seria R$ 100.000 de lucro sem provisão, mas com provisão seria R$ 65.000). Isto afeta base de IRPJ/CSLL pagos, e quando a empresa paga as férias em janeiro, registra despesa que deveria ter sido do ano anterior. Auditores identificam discrepância. Multa de até 3% sobre valor não provisionado adequadamente.

Como evitar: Usar fórmula 1/12 × Salários para 13º e cálculo exato de dias de férias adquiridos. Alguns sistemas contábeis fazem isso automaticamente via folha de pagamento integrada. Para MEI com funcionário, a mesma regra se aplica.

3. Estoques Não Reconciliados com Inventário Físico

O erro: Sistema marca R$ 500.000 de estoque, mas físico mostra apenas R$ 420.000. Diferença de R$ 80.000 não investigada.

Consequência: Estoque fictício no balanço inflaciona ativo. Quando auditor verifica, questiona origem da diferença. Se for desvio/furto, há investigação criminal interna. Se for simplesmente perda de controle, há multa de Imposto de Renda por lucro não realizado. Além disso, CMV (Custo da Mercadoria Vendida) fica incorreto.

Como evitar: Fazer inventário físico em 31/12 (obrigatório para Lucro Real), com equipe separada de quem trabalha com estoque. Comparar linha por linha com sistema. Se diferença > 1%, investigar imediatamente. Para diferenças inevitáveis (quebra normal), documentar com tabela de taxa de perda usual da indústria.

4. Não Revisar Depreciação Acumulada e Vidas Úteis

O erro: Ativo imobilizado adicionado há 10 anos ainda é depreciado com vida útil de 20 anos. Depreciação acumulada = 50%, quando deveria ser próximo de 100%.

Consequência: Ativo fica registrado pelo dobro do seu valor residual teórico. Teste de impairment poderia detectar, mas se não feito, balanço fica distorcido. Quando auditor valida, há apontamento.

Como evitar: A cada encerramento, revisar quadro de imobilizado e conferir vida útil conforme uso real. Se máquina foi utilizada 3 turnos por 10 anos, provavelmente já chegou ao fim. Registrar baixa e perda. Para imóveis, considerar depreciação apenas de benfeitorias, não do terreno.

5. Misturar Contas Pessoais do Sócio com Conta da Empresa

O erro muito comum em MEI e PJ pequena: Sócio usa conta bancária da empresa para despesas pessoais (almoço, gasolina do carro, consulta médica). No fechamento, há lançamentos de “várias coisas” na mesma conta.

Consequência: Lucro contábil fica distorcido. Se sócio tirou R$ 80.000 em despesas pessoais e empresa mostrou lucro de R$ 50.000, na verdade prejuízo real é R$ 30.000. Fisco questiona onde foi o dinheiro. Risco de autuação por enriquecimento ilícito.

Como evitar: Abrir conta bancária exclusiva para a empresa. Todas as retiradas do sócio devem ser em categoria contábil específica: “Pró-labore” (se funcionário da empresa), “Distribuição de Lucros” (se sócio, após aprovação de ata), ou “Adiantamento” (contra futuros lucros). Nunca misturar.

6. Não Fazer Ajustes de Competência (Accruals) Adequados

O erro: Empresa presta serviço de consultoria em dezembro mas emite nota fiscal em janeiro. Contabiliza receita em janeiro “para não ficar estranho”.

Consequência: Se a Receita de 2025 fica registrada em 2026, o resultado é que o Resultado de 2025 fica artificialmente reduzido e, por outro lado, o Resultado de 2026 fica artificialmente aumentado. Dessa forma, as bases tributárias dos dois anos ficam incorretas. Portanto, a auditoria pega a inconsistência ao comparar a fatura com a data da contabilização.

Como evitar: Usar regime de competência obrigatoriamente. Se serviço foi prestado em dezembro, receita é de dezembro, ainda que nota fiscal seja emitida depois. Usar contas de “Receita a Faturar” provisoriamente. Quando nota fiscal for emitida, apenas substituir a conta de “a faturar” pela de “clientes”.

7. Não Registrar Provisões para Créditos Incobrável

O erro: Empresa tem contas a receber de clientes que estão inadimplentes há mais de 1 ano (R$ 200.000), mas não provisiona nada.

Consequência: Ativo circulante inflacionado. Média de recebimento artificialmente baixa. Quando cliente finalmente não paga, é baixa extraordinária que afeta resultado do período seguinte. Auditoria questiona por que não foi provisionado antes.

Como evitar: Analisar o envelhecimento de contas a receber deve ser feito mensalmente. Se, no entanto, o cliente estiver vencido há mais de 90 dias, então é necessário avaliar o risco de recebimento. A Matriz de provisão deve ser aplicada: 100% para clientes em falência; além disso, 50% para atrasos superiores a 120 dias; e 25% para atrasos entre 60 e 120 dias. Por fim, documentar com relatório gerencial.

8. Falta de Teste de Impairment para Ativos Intangíveis

O erro: Empresa adquiriu software por R$ 150.000 em 2020 (vida útil 5 anos) e continua amortizando. Mas software está obsoleto desde 2023 e não gera mais valor.

Consequência: Ativo fictício no balanço. Fluxo de caixa futuro = zero, mas balanço ainda mostra saldo de R$ 30.000 de software. Teste de impairment obrigatório pela NBC TG 01 detectaria perda total.

Como evitar: Anualmente, lista-se todos os intangíveis e software. Para cada um, responda: “Esse ativo ainda está gerando fluxo de caixa?”. Portanto, se não estiver, faça o teste de impairment. O procedimento é comparar o valor contábil com o valor em uso (fluxo futuro descontado). Por conseguinte, se o valor em uso for zero, reconheça a perda total.

Como Preparar a Empresa para Auditoria Fiscal 2025

Auditoria da Receita Federal não é para toda empresa — é baseada em seleção por risco. Mas quando chegar, estar preparado faz diferença entre 1-2 meses de resposta e 6-12 meses de processo caótico.

Antes da Auditoria Chegar

Organização de Documentos:

• Crie pastas mensais com recibos, notas fiscais de entrada/saída, extratos bancários.
• Imprima balancete de cada mês e guarde (facilita auditoria conferir evolução).
• Mantenha índice de documentação por conta contábil.

Revisão Preventiva:

• Contrate contador externo para revisar fechamento antes de transmitir ao fisco.
• Faça “auditoria interna” — compare ICMS recolhido com ICMS devido, confira alíquotas de Simples, valide IRPJ/CSLL.
• Analise movimentações atípicas: transferências entre contas de sócios, depósitos sem origem documentada, saques em espécie não justificados.

Documentação Corrente:

• Sempre que houver transação material (compra > R$ 20.000, venda > R$ 50.000), guarde documentação comprobatória.
• Para despesas, mantenha recibos, contratos, notas fiscais todos arquivados por classe (água, luz, aluguel, etc.).
• Para receitas, mantenha cópia de contrato com cliente, fatura, comprovante de recebimento.

Se a Auditoria Chegar (Notificação)

Primeiras 48 Horas:

• Contrate advogado tributário especializado.
• Não responda diretamente ao auditor sem assessoria jurídica.
• Avise o contador responsável para estar disponível.
• Faça cópia de toda documentação solicitada antes de entregar original.

Documentação para Entregar:

• Se solicitado balanço 2024 e 2025, forneça versão assinada com notas explicativas.
• Se solicitado livro diário, forneça via sistema ou cópia autenticada.
• Se solicitado documentação de IRPJ/CSLL, forneça cálculo passo a passo.
• Nunca forneça rascunhos ou documentação incompleta.

Comunicação:

• Sempre responda com carta formal, com cópia para advogado.
• Nunca reconheça erro antes de análise jurídica — uma palavra pode ser usada contra a empresa.

Diferença Contábil vs Fiscal: Essencial no Checklist de 2025

Essa é uma das maiores confusões que surgem em dezembro. Muitos contadores usam os termos como sinônimos, mas não são. Então, entender a diferença é crítico para conformidade.

Tabela Comparativa: Contábil vs. Fiscal

Exemplos Práticos de Diferença Contábil vs. Fiscal

Exemplo 1: Goodwill
Uma empresa adquire concorrente por R$ 1.000.000. Ativos líquidos identificáveis valem R$ 700.000. Goodwill (ágio) = R$ 300.000.

• Contábil (NBC TG 15): Goodwill é testado por impairment anualmente. Se não há perda de valor, permanece em R$ 300.000 indefinidamente.
• Fiscal (Lei 12.973/2014): Goodwill deve ser amortizado em 60 meses se relacionado a lucro (dedutível), ou adicionado ao lucro se relacionado a ativos (não dedutível). Exemplo: R$ 300.000 ÷ 60 meses = R$ 5.000/mês dedutível.
• Impacto: Contabilmente, lucro de 2025 pode ser R$ 50.000. Fiscalmente, se considerar amortização do goodwill, base de tributação seria R$ 50.000 – R$ 5.000 = R$ 45.000, gerando IRPJ menor.

Exemplo 2: Provisão para Férias
Empregado tem direito a 15 dias de férias em 31/12/2025 (ainda não usufruiu).

• Contábil: Provisiona 100% das férias = (15 dias ÷ 22 × Salário × 1,333) + Encargos = R$ 4.000.
• Fiscal: Apenas férias efetivamente vencidas (30 de janeiro é o aniversário de contratação, então 15 dias só vencem 30/01/2026) são dedutíveis. Férias em 31/12 não são dedutíveis em 2025.
• Impacto: Contabilmente, despesa de R$ 4.000. Fiscalmente, adição permanente de R$ 4.000 ao lucro (será dedutível em 2026 quando for paga).

Exemplo 3: Depreciação
Indústria com produção em 3 turnos adquire máquina por R$ 100.000 com vida útil contábil de 10 anos.

• Contábil: Depreciação = R$ 100.000 ÷ 10 anos = R$ 10.000/ano.
• Fiscal (IN RFB 1.700/2017): Depreciação acelerada permitida em 3 turnos = R$ 100.000 ÷ 5 anos = R$ 20.000/ano.
• Impacto: Despesa contábil R$ 10.000. Dedução fiscal R$ 20.000. Diferença de R$ 10.000 reduz base de IRPJ.

O Que Fazer Com Sobras, Perdas e Lucros Acumulados em 2025

Esse é o ponto crítico do encerramento: decidir qual será o destino do resultado. Logo, essa decisão tem implicações legais, fiscais e societárias.

Lucro Apurado: O Que Fazer Legalmente

Conforme Lei 6.404/1976 (Lei das S.A.), art. 202 e 205:

Obrigações legais (Sociedade Anônima):

• Percentual de lucro obrigatório a distribuir como dividendo (definido no estatuto ou 50% por lei supletiva).
• Se lucro líquido ajustado = R$ 1.000.000, dividendo obrigatório ≥ R$ 500.000.
• Prazo distribuição: Até 60 dias após deliberação em assembleia, mas obrigatoriamente no mesmo exercício social.

Para Ltda (Lei 11.638/2007 + Lei 14.195/2021):

• Não há percentual obrigatório de distribuição.
• Destino é decidido por assembleia de sócios ou deliberação privada.
• Opções: Reinvestimento, reserva de lucros, distribuição, retenção.

Destinos Possíveis do Lucro 2025

1º Opção: Distribuição de Dividendos (Mais Comum)

• Aprova em ata que lucro será distribuído aos sócios/acionistas.
• Registra lançamento contábil: D – Lucro Acumulado / C – Dividendos a Pagar.
• Sócios recebem conforme participação societária.
• Impacto fiscal para PF sócia: Dividendo é isento de IRPF (Lei 9.249/1995, art. 10), mas deve ser declarado na DIRPF como rendimento isento.
• Impacto para PJ sócia: Não há retenção, apenas recebimento direto.

2º Opção: Reinvestimento na Empresa

• Aprova em ata que lucro fica retido para investimento.
• Registra: D – Lucro Acumulado / C – Reserva de Lucros para Investimento.
• Lucro não sai da empresa, é usado para compra de ativos, pagamento de dívidas, expansão.
• Impacto fiscal: Nenhum imediato. IRPJ/CSLL já foi pago sobre o lucro em 2025. Quando sair da empresa (dividendo futuro), será isento.

3º Opção: Reserva para Contingências

• Aprova em ata criar “Reserva para Contingências Futuras”.
• Pode ser feita em Ltda para manter capital de giro.
• Impacto fiscal: Nenhum. É constituição contábil, não afeta tributação.

4º Opção: Prejuízo Acumulado (Empresas que Geraram Prejuízos)
Se empresa teve prejuízo em 2025:

• Prejuízos acumulados não distribuem.
• Ficam retidos no patrimônio líquido em conta “Prejuízos Acumulados”.
• Reduzem o patrimônio líquido da empresa.
• Podem ser compensados com lucros futuros (art. 211-A da Lei 6.404/76).

Preparação para o Ano de 2026: O Que Deixar Documentado

O encerramento de 2025 é também preparação para 2026; em outras palavras, alguns ajustes do fechamento atual se desdobram no próximo ano.

Checklist de Legados do Fechamento 2025:

1. Reverter contas ponte: Se criou conta “Receita a Faturar” em dezembro, reverta em janeiro de 2026 quando a fatura sair de verdade.
2. Acompanhar processos judiciais: Contingências classificadas como “possível” em 2025 devem ser monitoradas em 2026. Se favorável ao fisco, provisionar. Se favorável à empresa, divulgar progresso.
3. Reavaliação de ativos: Se fez reavaliação de imóvel em 2025, mantenha documentação do avaliador para comparação em 2026.
4. Teste de impairment: Se testou impairment de intangível e não reconheceu perda, continue testando em 2026. Se a situação piorar, registre perda no ano seguinte.
5. Prazos de impostos: Calendário de recolhimento de 2026 será diferente. Reserve tempo para mapear novos prazos.
6. Obrigações acessórias: ECD 2025 deve ser entregue até 30 de junho de 2026. ECF 2024 até 31 de julho de 2025. Marque datas no calendário.
7. Auditoria externa: Se 2025 foi o primeiro ano auditado, prepare-se para segundo ano seguindo mesmas recomendações do auditor anterior.

Conclusão

O fechamento contábil não é um evento — é um processo. De fato, este checklist de fechamento contábil 2025 que consolidamos funciona porque segue sequência lógica e validada. Portanto, aplicar este checklist essencial para encerramento contábil desde janeiro torna muito mais fácil fechar dezembro sem surpresas.

Pilares para o sucesso

Além disso, o checklist de procedimentos para fechamento contábil reduz multas, acelera auditorias e aumenta confiabilidade das demonstrações. Assim, os 3 pilares do sucesso no fechamento contábil 2025 são: Organização (documentação classificada, processos padronizados), Conhecimento (domínio de NBC TG, Lei 6.404, IN RFB 1.700), e Antecipação (não deixar para última hora).

Aplique o checklist

Assim, aplicar este checklist de 15 itens obrigatórios, analisar os erros mais comuns, documentar para auditoria e compreender as diferenças entre fechamento contábil e fiscal garante que sua empresa encerre 2025 com segurança, precisão e conformidade total. Assim sendo, o fechamento de 2025 marca o encerramento de um ciclo. Portanto, é crucial que seja um ciclo sem sobressaltos, multas ou atrasos, o que permitirá à empresa, contadores e auditores dormir tranquilamente quando as demonstrações financeiras forem publicadas.

⚠️ AVISO IMPORTANTE – ISENÇÃO DE RESPONSABILIDADE

Este checklist é fornecido para fins educacionais e informativos. No entanto, as informações contidas aqui não constituem consultoria fiscal, contábil ou jurídica profissional. Isso ocorre porque situações de fechamento contábil são complexas e frequentemente individualizadas. Por essa razão, recomendamos fortemente que você consulte um profissional contábil qualificado, auditor independente ou advisor fiscal antes de implementar qualquer procedimento mencionado neste guia. Portanto, a Contabilidade Financeira não se responsabiliza por decisões tomadas com base exclusivamente neste conteúdo.

Quer aprofundar em temas específicos mencionados neste guia? Explore nossos artigos complementares:

• Balancete de Verificação – Guia Completo
• DCTFWeb – Novembro 2025: Prazos e Competência
• SPED Contábil 2025: Novidades e Conformidade

Aproveite para ler outros artigos relacionados de nosso site.

Tempo de leitura: 15-17 minutos

Data de Publicação: 04/Dezembro/2025