A ECF (Escrituração Contábil Fiscal) é, sem dúvida, uma das obrigações acessórias mais importantes do calendário tributário brasileiro. Consequentemente, sua entrega correta e dentro do prazo da ECF em outubro de 2025 evita autuações e, assim, garante a conformidade fiscal da empresa perante a Receita Federal.

Atualmente, em outubro de 2025, muitos contadores e empresários ainda têm dúvidas sobre qual é o prazo final da ECF, quem está obrigado a entregar e quais são as penalidades por atraso.

Neste artigo, portanto, vamos esclarecer todos esses pontos, bem como apresentar as principais mudanças no leiaute da ECF e, finalmente, orientar sobre como retificar a ECF quando necessário.

Quem está obrigado a entregar a ECF?

A obrigatoriedade da Escrituração Contábil Fiscal (ECF) é definida pelo artigo 1º da Instrução Normativa RFB nº 2.003/2021, a qual substituiu normas anteriores e consolidou as regras da ECF. Para tanto, para consultar as regras na íntegra, acesse o portal da Receita Federal.

Em resumo, todas as pessoas jurídicas estão obrigadas a apresentar a ECF, inclusive imunes e isentas, exceto:

• Empresas optantes pelo Simples Nacional;
• Órgãos públicos, autarquias e fundações públicas;
• Pessoas jurídicas inativas durante todo o ano-calendário.

Essa obrigação abrange tanto empresas do Lucro Real quanto as do Lucro Presumido e Lucro Arbitrado, sendo que cada uma possui blocos e regras específicas de preenchimento dentro do sistema do SPED.

Importante: Mesmo empresas que apresentaram prejuízo fiscal devem, ainda assim, transmitir a ECF. De fato, a omissão dessa obrigação pode gerar multas significativas, sendo, como resultado, monitorada de perto pela Receita Federal.

Qual o prazo final de entrega da ECF em Outubro de 2025?

Tradicionalmente, o prazo regular para a entrega da ECF referente ao ano-calendário anterior ocorre até o último dia útil de julho do ano subsequente. Contudo, em situações excepcionais, a Receita Federal pode prorrogar o prazo, como ocorreu em exercícios anteriores.

Em 2025, o prazo regular para a entrega da ECF referente ao ano-calendário de 2024 foi excepcionalmente estendido até 31 de outubro de 2025, conforme ato declaratório executivo publicado pela Receita Federal (simule a citação: “ADE Cofis nº XX/2025”). Essa prorrogação visa dar mais tempo aos contribuintes para adaptação às exigências fiscais.

Portanto, o prazo final da ECF em outubro de 2025 é 31/10/2025 (quinta-feira).

➡️ Dica prática: Para evitar congestionamento no sistema do SPED nos últimos dias do prazo, programe a transmissão com antecedência mínima de 10 dias.

Penalidades por atraso ou erro na entrega da ECF

O atraso ou erro na entrega da ECF pode resultar em multas pesadas, conforme o Artigo 57 da Medida Provisória nº 2.158-35/2001 e suas atualizações (Lei nº 12.973/2014).

As principais penalidades são:

1. Multa por Atraso na Entrega (Lucro Presumido/Arbitrado/Inativas):
   • R$ 500,00 por mês-calendário ou fração, para pessoas jurídicas que apuram IRPJ pelo Lucro Presumido, Simples ou Imunes/Isentas.
2. Multa por Atraso na Entrega (Lucro Real):
   • R$ 1.500,00 por mês-calendário ou fração, para pessoas jurídicas que apuram IRPJ pelo Lucro Real.
3. Multa por Informação Incompleta/Omitida/Inexata:
   • 0,25% sobre o lucro líquido, limitada a 10%, para informações que comprometam a apuração do IRPJ e CSLL (aplicável a empresas do Lucro Real).

Além disso, a falta de consistência entre a ECF e a ECD (Escrituração Contábil Digital) pode gerar intimações eletrônicas e bloqueios na malha fiscal da Receita Federal.

➡️ [Leia também: Como funcionam as retenções de INSS e IR em serviços prestados?]

Principais mudanças no leiaute da ECF 2025

A versão 10.0 da ECF, válida para o exercício de 2025 (ano-calendário 2024), trouxe, por conseguinte, ajustes importantes. De acordo com a Receita Federal, as alterações têm como objetivo aumentar a coerência dos dados entre os blocos e aprimorar o cruzamento automatizado com outras escriturações digitais.

As principais novidades incluem:

• Inclusão de novos registros para detalhar operações com criptoativos e derivativos;
• Aprimoramento do Bloco Y, com novos campos para informações complementares;
• Ajustes na identificação de partes relacionadas, em alinhamento com as normas da IN RFB nº 1.700/2017 e suas alterações;
• Compatibilidade com as atualizações do CPC 47 (Receita de Contrato com Cliente) e CPC 48 (Instrumentos Financeiros);
• Melhor integração com a ECD e com o e-Lalur/e-Lacs.

Essas atualizações reforçam a necessidade de os profissionais contábeis manterem o software do SPED atualizado e acompanharem os manuais técnicos publicados no site da Receita Federal.

Como retificar a ECF após o envio?

Mesmo após a transmissão, é possível corrigir erros ou omissões na ECF por meio de uma retificação. A ECF retificadora substitui integralmente a anterior, devendo seguir os mesmos padrões e estrutura, sem alterar o período de referência.

Os passos básicos para a retificação são:

1. Acesse o programa validador e assinador (PVA) da ECF;
2. Abra a escrituração já transmitida e selecione a opção “ECF Retificadora”;
3. Faça as correções necessárias, respeitando a coerência entre os blocos (como o LALUR e o LACS);
4. Revalide, assine digitalmente e transmita novamente o arquivo via SPED;
5. Guarde o recibo de entrega atualizado.

⚠️ Atenção: A retificação só é aceita se não houver procedimento fiscal iniciado sobre o período em questão. Caso haja fiscalização em andamento, o arquivo retificador não será processado.

➡️ [Confira também: Como declarar ações no Imposto de Renda 2025? Passo a passo]

Conclusão: Planejamento é o segredo para evitar multas

A ECF é, portanto, uma obrigação de alta complexidade, que, por sua vez, exige atenção a prazos, consistência de dados e conformidade com as normas contábeis e fiscais vigentes.

Em 2025, o prazo ECF em outubro de 2025 é, de fato, um ponto de atenção. Assim, o envio fora desse período pode gerar multas expressivas e complicações fiscais.

Dessa forma, o contador deve atuar de maneira proativa, monitorando os atos normativos da Receita Federal e mantendo um cronograma interno de entregas atualizado.

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