A folha de pagamento vai muito além do salário mensal dos colaboradores. Além disso, ela representa um conjunto de obrigações legais e encargos que impactam diretamente a saúde financeira da empresa. Por isso, compreender quais são os encargos da folha de pagamento e como calculá-los corretamente é essencial para evitar prejuízos, garantir conformidade com a legislação e manter uma gestão eficiente de pessoal.
O Que São Encargos da Folha de Pagamento?
Classificação dos Encargos da Folha de Pagamento (obrigatórios e facultativos)
Os encargos da folha de pagamento são tributos e benefícios que incidem sobre os salários pagos aos empregados. Por isso, eles podem ser classificados em:
- Obrigatórios: impostos, contribuições e obrigações trabalhistas exigidas por lei.
- Facultativos: benefícios concedidos pela empresa, como plano de saúde ou auxílio-creche, que não são exigidos por lei, mas fazem parte da política interna.
Incidência e base de cálculo dos Encargos da Folha de Pagamento
A incidência dos encargos varia conforme a natureza da verba salarial. Enquanto alguns tributos recaem sobre o salário bruto, outros consideram adicionais, horas extras e gratificações. A base de cálculo principal é o valor bruto da remuneração mensal.
Tipos de Encargos Trabalhistas e Previdenciários
Encargos da Folha de Pagamento: INSS (empregado e empresa)
O Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) é um dos principais encargos. Além disso, a contribuição é dividida entre:
- Empregado: com alíquotas progressivas entre 7,5% e 14% conforme o salário (conforme tabela da Receita Federal).
- Empresa: geralmente 20% sobre a folha bruta, podendo variar conforme o setor e atividades econômicas.
Encargos da Folha de Pagamento: FGTS
O Fundo de Garantia do Tempo de Serviço é obrigatório. Portanto, o empregador deve depositar 8% do salário bruto do colaborador em conta vinculada da Caixa Econômica Federal.
Encargos da Folha de Pagamento: Sistema S, Salário Educação, RAT
Esses encargos variam conforme o CNAE da empresa. Em geral, incluem:
- Sistema S (Sesc, Senai, etc.): entre 0,2% e 2,5% da folha.
- Salário Educação: 2,5%.
- RAT (Riscos Ambientais do Trabalho): entre 1% e 3%, dependendo do grau de risco da atividade.
Encargos da Folha de Pagamento: Descanso semanal remunerado, 13º salário, férias
- DSR: remunerado e obrigatório para trabalhadores com jornada variável.
- 13º salário: equivalente a 1/12 da remuneração por mês trabalhado.
- Férias: equivalem a 30 dias de salário mais 1/3 constitucional, após 12 meses de trabalho.
Exemplo Prático de Cálculo de Encargos em uma Folha de R$3.000
Vamos considerar um colaborador com salário de R$ 3.000,00. Assim, veja como os encargos se aplicam:
Descontos do empregado:
- INSS (9%): R$ 270,00
- IRRF (simulado com deduções): R$ 0,00
Encargos da empresa:
- INSS patronal (20%): R$ 600,00
- FGTS (8%): R$ 240,00
- RAT (1%): R$ 30,00
- Sistema S + Salário Educação (4,5%): R$ 135,00
Total de encargos patronais: R$ 1.005,00
Custo total do empregado: R$ 4.005,00 (salário + encargos)
Impacto dos Encargos no Custo Total do Empregado
O custo de um funcionário vai além do salário. Por exemplo, veja a comparação:
- CLT (R$ 3.000): custo total estimado de R$ 4.005,00
- PJ (prestador com mesmo valor líquido): sem encargos diretos, mas há riscos trabalhistas se mal estruturado
- Estagiário: média de 50% do custo de um CLT, sem encargos como INSS e FGTS obrigatórios
Por isso, empresas que não calculam corretamente esse impacto podem enfrentar sérios problemas de caixa e planejamento orçamentário.
Como Reduzir Encargos sem Descumprir a Lei
Incentivos fiscais e desonerações
Alguns setores têm direito a:
- Redução da alíquota do INSS (com substituição da folha pela receita bruta)
- Isenção de contribuições do Sistema S para entidades filantrópicas ou MEIs
Regimes tributários e suas vantagens
- Simples Nacional: ele unifica tributos e inclui o INSS patronal em uma única guia, com alíquotas menores.
- Lucro Presumido ou Real: permite compensar encargos com créditos fiscais, mas exige estrutura contábil robusta
Portanto, a escolha do regime ideal deve ser feita com apoio de um contador, considerando o faturamento, número de funcionários e margem de lucro da empresa.
Principais Riscos de Não Calcular os Encargos Corretamente
Nesse sentido, empresas que ignoram ou calculam mal os encargos enfrentam:
- Multas e autuações da Receita Federal e da Justiça do Trabalho
- Retrabalho e inconsistências no eSocial
- Prejuízos financeiros e perda de credibilidade com os colaboradores
Manter a conformidade contábil e fiscal é, assim, vital para evitar dores de cabeça no futuro.
Conclusão
Entender e calcular corretamente os encargos da folha de pagamento é, portanto, uma das responsabilidades mais estratégicas da gestão de pessoas e da contabilidade. Isso porque, além de evitar penalidades legais, permite um planejamento financeiro eficaz, mais competitividade e valorização dos colaboradores.
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