Solucionar as Divergências de Estoque é fundamental para o sucesso de qualquer negócio. No entanto, é comum que surjam divergências entre a quantidade de produtos registrada nos sistemas (estoque contábil) e a quantidade física existente em estoque. Essas discrepâncias podem gerar prejuízos financeiros, distorcer a tomada de decisão e até mesmo comprometer a imagem da empresa.
Mas afinal, o que causa essas divergências? Quais são as consequências e como solucioná-las? Neste artigo, vamos explorar em detalhes o tema das divergências de estoque, apresentando conceitos, causas e soluções práticas para que você possa manter o controle sobre seus produtos e garantir a saúde financeira do seu negócio.
Acompanhe a seguir uma análise aprofundada sobre os diferentes tipos de estoque, os métodos de inventário e as principais causas das divergências, além de exemplos práticos para facilitar o entendimento.
O que são Divergências de Estoque?
Divergências de estoque ocorrem quando a quantidade de um determinado produto registrada no sistema contábil não corresponde à quantidade física existente em estoque. Essas discrepâncias podem ser positivas (sobras) ou negativas (faltas) e são geralmente causadas por uma série de fatores, como:
- Erros de contagem: Falhas humanas durante a contagem física dos produtos.
- Roubos e furtos: Perdas de produtos por ação de terceiros.
- Quebras e avarias: Degradação dos produtos durante o armazenamento ou transporte.
- Perdas por obsolescência: Produtos que se tornam obsoletos e perdem o valor.
- Erros de lançamento: Incorreções nos registros de entrada e saída de produtos.
Estoque Físico vs. Estoque Contábil
- Estoque Físico: Representa a quantidade real de produtos em estoque, determinada por meio de contagem física.
- Estoque Contábil: É a quantidade de produtos registrada nos sistemas contábeis, baseada em documentos fiscais e lançamentos contábeis.
Inventário de Mercadorias: Periódico vs. Permanente
O inventário é o processo de contagem física dos produtos em estoque. Existem dois métodos principais:
- Inventário Periódico: Realizado em intervalos regulares (mensal, trimestral, anual), geralmente no encerramento do exercício social. Neste método, o estoque é ajustado apenas ao final do período, o que pode gerar divergências significativas.
- Inventário Permanente: Realizado continuamente, a cada movimentação de entrada ou saída de produtos. Este método permite um controle mais preciso do estoque, facilitando a identificação de divergências em tempo real.
Causas das Divergências de Estoque e os Impactos
As divergências de estoque podem gerar diversos impactos negativos para a empresa, como:
- Subavaliação ou superavaliação do estoque: Distorção do patrimônio líquido e do resultado da empresa.
- Dificuldade na tomada de decisão: Informações incorretas sobre a disponibilidade de produtos podem levar a decisões equivocadas sobre compras e produção.
- Perdas financeiras: Roubos, furtos e quebras geram prejuízos diretos para a empresa.
- Problemas com a fiscalização: Divergências significativas podem gerar problemas com o fisco.
Inventário Permanente: Resolução de Divergências de Estoque
O inventário permanente, por sua natureza contínua, permite uma identificação mais rápida de divergências. No entanto, é essencial estabelecer procedimentos claros para sua resolução.
Divergências Inexpressivas: Quando as diferenças entre o estoque físico e contábil são pequenas e não afetam significativamente o resultado da empresa, podem ser tratadas como ajustes de inventário. Esses ajustes são geralmente lançados diretamente na conta de Custo das Mercadorias Vendidas (CMV).
Exemplo Prático:
Suponha que um inventário físico revelou uma falta de R$ 1.000,00 em mercadorias.
- Lançamento Contábil:
- Débito: Custo das Mercadorias Vendidas (CMV) – R$ 1.000,00
- Crédito: Estoques – R$ 1.000,00
Divergências Expressivas:
Quando as divergências são significativas, é necessário investigar as causas e realizar ajustes mais detalhados. Pode ser necessário criar contas específicas para registrar as diferenças e identificar os responsáveis pelas perdas.
Exemplo Prático:
Suponha que um inventário físico revelou um faltante de R$ 10.000,00 em mercadorias devido a um furto.
- Lançamento Contábil:
- Débito: Perdas por Furto (Despesa Operacional) – R$ 10.000,00
- Crédito: Estoques – R$ 10.000,00
Razão e Razonetes:
Para acompanhar as movimentações do estoque e identificar as causas das divergências, é fundamental manter registros detalhados. A razão e os razonetes são ferramentas contábeis essenciais para esse controle.
A razão é um livro contábil onde são registrados todos os lançamentos contábeis da empresa. Os razonetes são contas auxiliares que detalham as movimentações de cada conta patrimonial ou de resultado.
Inventário Periódico: Resolução de Divergências
No inventário periódico, as divergências são identificadas apenas no momento da contagem física. Para resolvê-las, é necessário ajustar o estoque final e recalcular o CMV.
- Identificação das diferenças: Comparar o estoque físico com o estoque contábil para identificar faltas ou sobras.
- Ajustes contábeis: Registrar as diferenças na conta de Estoques e recalcular o CMV.
- Análise das causas: Investigar os motivos das divergências para evitar problemas futuros.
Perdas, Erros, Quebras, Roubos e Furtos
As perdas de estoque podem ocorrer por diversos motivos, como:
- Erros de contagem: Falhas humanas durante o inventário.
- Quebras e avarias: Danos aos produtos durante o armazenamento ou transporte.
- Obsolescência: Produtos que perdem valor por estarem desatualizados.
- Roubos e furtos: Perdas por ação de terceiros.
É importante identificar as causas das perdas para implementar medidas preventivas e reduzir os impactos financeiros.
O que Fazer em Caso de Roubos e Furtos de Estoque?
Em caso de roubos ou furtos de estoque, o empreendedor deve agir de forma rápida e eficiente para minimizar os prejuízos e evitar que a situação se repita. As seguintes medidas são recomendadas:
1. Notificar as Autoridades:
- Boletim de Ocorrência: Registrar um Boletim de Ocorrência (B.O.) na delegacia mais próxima é fundamental para dar início às investigações e ter um documento oficial do ocorrido.
- Seguro: Se a empresa possui seguro contra roubo e furto, entrar em contato com a seguradora para comunicar o ocorrido e iniciar o processo de indenização.
2. Inventário Completo:
- Contagem Física: Realizar um inventário completo e detalhado de todo o estoque para identificar exatamente o que foi roubado ou furtado.
- Documentação: Reunir todos os documentos relacionados às mercadorias perdidas, como notas fiscais, pedidos de compra e relatórios de estoque.
3. Análise das Causas:
- Investigação Interna: Realizar uma investigação interna para identificar possíveis falhas nos sistemas de segurança e controle de acesso.
- Câmeras de Segurança: Verificar as imagens das câmeras de segurança, se houver, para obter pistas sobre os autores do crime.
- Funcionários: Conversar com os funcionários para identificar qualquer comportamento suspeito ou informações que possam ajudar a solucionar o caso.
4. Ações Preventivas:
- Reforço da Segurança:
- Instalar sistemas de alarme e câmeras de segurança adicionais.
- Contratar vigilantes ou empresa de segurança.
- Controlar o acesso de pessoas ao estoque.
- Controle de Estoque:
- Implementar um sistema de gestão de estoque mais eficiente.
- Realizar inventários periódicos.
- Controlar o acesso aos sistemas de gestão.
- Treinamento dos Funcionários:
- Realizar treinamentos sobre segurança e procedimentos internos.
- Conscientizar os funcionários sobre a importância de proteger o patrimônio da empresa.
5. Ajustes Contábeis:
- Baixa do Estoque: Realizar a baixa contábil das mercadorias perdidas, de acordo com as normas contábeis.
- Reconhecimento das Perdas: Reconhecer as perdas como uma despesa operacional.
- Seguro: Se houver seguro, ajustar os valores de acordo com a indenização recebida.
6. Comunicação com Clientes e Fornecedores:
- Transparência: Informar aos clientes e fornecedores sobre o ocorrido, caso seja necessário.
- Planejamento: Ajustar a produção ou as compras para garantir o atendimento aos clientes.
É importante ressaltar que a prevenção é a melhor forma de evitar roubos e furtos. Investir em segurança e em um bom sistema de gestão de estoque pode evitar grandes prejuízos para a empresa.
Considerações Adicionais:
- Seguro: Verifique as condições da sua apólice de seguro para entender quais perdas são cobertas.
- Polícia Civil: Mantenha contato com a polícia para acompanhar as investigações.
- Advogado: Consulte um advogado para obter orientação jurídica sobre seus direitos e deveres.
Ao seguir essas orientações, o empreendedor poderá minimizar os impactos de um roubo ou furto e tomar medidas para evitar que situações semelhantes ocorram no futuro.
Conclusão
As divergências entre o estoque físico e o contábil são um desafio comum para muitas empresas. No entanto, com um controle eficiente e procedimentos adequados, é possível minimizar esses problemas.
O inventário periódico e o permanente apresentam características distintas e requerem abordagens diferentes para a resolução de divergências. A análise das causas das diferenças é fundamental para implementar medidas corretivas e preventivas.
Ao manter um registro preciso do estoque e realizar inventários regulares, as empresas podem garantir a confiabilidade das informações financeiras, otimizar a gestão de estoques e prevenir prejuízos.