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Introdução – Como Emitir Nota Fiscal em 2025

A emissão de nota fiscal em 2025 continua sendo um dos pontos que mais geram dúvidas entre microempreendedores individuais. Embora o processo esteja cada vez mais simples, ainda existem regras específicas que, se ignoradas, podem gerar problemas fiscais. Além disso, muitos MEIs acreditam que só precisam emitir nota em situações raras, o que não é verdade.

Contudo, com a implantação da NFS-e Nacional, o governo finalmente unificou o sistema, permitindo que o MEI emita nota de serviço sem depender do antigo portal municipal. Consequentemente, esse avanço reduziu erros, padronizou layouts e facilitou a comprovação de renda. Por isso, entender o funcionamento correto do sistema garante regularidade e profissionalismo em seu negócio.

Neste guia, você aprenderá quando, como e por que emitir nota fiscal em 2025, com foco no MEI e em situações reais. Posteriormente, verá passos oficiais, diferenças entre NFS-e e NF-e, erros comuns, impacto no DAS e como cancelar notas. Todo o conteúdo está atualizado para 2025, refletindo as mudanças legislativas recentes.

Quando o MEI deve emitir nota fiscal?

O MEI é obrigado a emitir nota fiscal em situações específicas definidas pelo Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN) e pela Resolução CGSN nº 140, ainda vigente em 2025. Nesse contexto, compreender essas obrigações é fundamental para evitar multas fiscais.

Obrigatoriedade para pessoas jurídicas

Sempre que você vender ou prestar serviços para outra empresa (PJ), deve emitir nota fiscal. Portanto, mesmo que o cliente não solicite formalmente, a emissão é obrigatória. De fato, essa é uma exigência que protege ambos os lados: você tem comprovação fiscal e a PJ tem documentação contábil válida.

Exemplo real:

• Um MEI de design gráfico presta serviço para uma agência de marketing.
• Apesar de o cliente não pedir nota, a lei exige a NFS-e.
• Consequentemente, o MEI deve gerar a nota, mesmo que informalmente combinado.

Venda para pessoa física

Quando o cliente é pessoa física, a situação é diferente. De forma distinta, o MEI só precisa emitir se o cliente solicitar. Porém, muitos preferem emitir sempre, pois isso gera organização e comprovante de receitas. Assim sendo, é uma prática recomendada mesmo não sendo obrigatória.

Exemplo prático:

• Um MEI cabeleireiro atende um cliente PF.
• Se o cliente pedir nota, você deve gerar a NFS-e imediatamente.
• Caso contrário, não há obrigação legal, embora seja recomendado manter registros pessoais para controle financeiro.

Passo a passo para emitir Nota Fiscal – NFS-e e NF-e

A partir de setembro de 2023, e mantendo-se em 2025, a regra nacional para o MEI é clara: serviços devem ser emitidos via NFS-e Nacional. Em seguida, apresentamos o portal oficial:

👉 https://www.gov.br/nfse/pt-br

Como emitir NFS-e Nacional

O sistema nacional é o mais simples já disponibilizado ao MEI. Além disso, a interface foi redesenhada para facilitar o uso de qualquer pessoa. Portanto, siga este passo a passo atualizado para 2025:

1. Acesse o Portal NFS-e Nacional

• Site oficial: https://www.gov.br/nfse/pt-br
• Use login Gov.br (nível prata ou ouro).

1. Clique em Emitir NFS-e

• Escolha “Prestação de Serviço”.

1. Informe os dados do tomador

• CNPJ ou CPF
• Endereço
• E-mail para envio automático da nota

1. Selecione o CNAE correto

• Ele determina o tipo de serviço e o código tributário do município.
• Atenção: escolha errada pode gerar problemas de classificação fiscal.

1. Informe o valor e a descrição do serviço

• Descreva com clareza para evitar contestação.

1. Confirme e emita

• A nota é gerada na hora.

Exemplo narrativo

João, MEI de manutenção de computadores, emitiu uma NFS-e de R$ 350 para uma empresa local. Inicialmente, ele acessou o Portal NFS-e. Em seguida, inseriu o CNPJ da empresa. Posteriormente, escolheu o CNAE 9511-8/00 e finalizou em menos de 3 minutos. Desse modo, a nota foi imediatamente validada pela Sefaz, e João recebeu confirmação por e-mail.

Como emitir NF-e estadual (produtos)

Se o MEI comercializa produtos, poderá precisar de NF-e, que não usa o Portal Nacional. Por outro lado, cada estado possui regras próprias e específicas.

Passos gerais:

1. Solicitar inscrição estadual (caso ainda não tenha).
2. Gerar certificado digital (a maioria dos estados exige).
3. Utilizar o emissor autorizado pela Sefaz da sua UF.
4. Emitir NF-e pelo sistema estadual, informando natureza da operação, CFOP e produtos.

⚠️ Importante — CRT-4 obrigatório desde 1º de abril de 2025: A partir dessa data, todos os MEIs que emitem NF-e (produtos) devem utilizar o Código de Regime Tributário CRT-4, criado exclusivamente para essa categoria. Se você usa CRT-1 ou CRT-3, deve fazer a atualização imediatamente em seu emissor de notas, pois emissões com códigos antigos serão rejeitadas pela Sefaz.

Como há diferença entre estados, recomendo checar a regra local de sua UF. “Verifique regras estaduais” é parte obrigatória do seu disclaimer e compliance fiscal.

Diferença entre Nota Fiscal NFS-e e NF-e

Apesar de parecidas, elas servem a objetivos distintos. Compreender essas diferenças é fundamental para evitar erros e multas. Ademais, confundir os sistemas pode acarretar rejeições e transtornos administrativos.

NFS-e Nacional para serviços

A NFS-e é usada exclusivamente para prestação de serviços. Em 2025, o MEI utiliza o sistema unificado, que substitui os antigos portais municipais. Dessa forma, há padronização nacional completa. Portanto, todos os MEIs prestadores de serviço usam a mesma plataforma.

NF-e para produtos

A NF-e é usada quando o MEI vende produtos. Logo, depende da autorização da Secretaria da Fazenda do estado. Igualmente, há regras específicas por UF que devem ser consultadas. Portanto, nenhuma NF-e é emitida sem validação estadual.

Erros comuns na emissão de Nota Fiscal

Mesmo com a simplicidade do sistema, muitos MEIs ainda cometem erros que podem gerar transtornos. Conhecer esses erros antecipadamente ajuda a evitá-los. Além disso, a prevenção é sempre mais econômica que a correção posterior.

1. Selecionar o CNAE errado

Por isso, revise sempre seu CNAE antes de emitir. De fato, ele impacta no código do serviço e na classificação fiscal. Além disso, um CNAE incorreto pode gerar rejeição da nota pela Sefaz. Consequentemente, você terá que cancelar e reemitir.

2. Informar valor diferente do combinado

Isso pode gerar divergência contábil significativa. Consequentemente, seu cliente pode questionar o lançamento contábil. Portanto, sempre confirme o valor antes de emitir. De fato, é a situação que mais gera disputas entre prestador e cliente.

3. Deixar de emitir para PJ

Mesmo quando a empresa não pede, a obrigação existe. Com efeito, é uma exigência legal do Simples Nacional. Logo, negligenciar isso pode resultar em multa fiscal pesada. Portanto, nunca ignore solicitações de PJ.

4. Informar dados incorretos do cliente

CNPJ ou CPF errado pode travar processos internos do cliente. Igualmente, pode gerar rejeição da nota. Por isso, verifique os dados antes de confirmar. Desse modo, evita-se retrabalho e frustrações.

5. Não salvar a nota

Apesar de o sistema enviar por e-mail, sempre salve o PDF localmente. Dessa forma, você tem comprovante local caso o e-mail se perca. Além disso, facilita auditorias e análises posteriores. Com efeito, é prática de governança fiscal essencial.

Como cancelar uma Nota Fiscal emitida

Cancelamento no Portal NFS-e

O cancelamento deve ser feito no próprio portal seguindo estes passos:

1. Acesse o menu “Notas Emitidas“.
2. Escolha a nota desejada.
3. Clique em “Solicitar Cancelamento“.
4. Informe o motivo.
5. Aguarde aprovação do município.

Entretanto, alguns municípios exigem justificativa formal quando a nota é cancelada após alguns dias. Desse modo, é recomendável cancelar no mesmo dia da emissão se necessário. Logo, evita-se burocracia adicional.

Cancelamento de NF-e (produtos)

Para produtos, o cancelamento é feito pela Sefaz estadual e segue prazos específicos. Geralmente, o prazo é até 24 horas da emissão. Após esse período, você deverá fazer uma substituição ao invés de cancelamento simples. Portanto, consulte a regra específica da sua UF no manual da Sefaz.

Impacto na tributação do MEI

Emitir nota não aumenta impostos do MEI diretamente. O valor do DAS é fixo e atualizado anualmente. Mesmo assim, emitir nota fiscal ajuda a comprovar receita e manter o controle financeiro impecável. Portanto, deve ser considerado essencial.

Relação com Simples Nacional

Para aprender mais sobre a relação entre nota fiscal e Simples Nacional, recomendo consultar nosso guia completo de alíquotas do Simples Nacional. Dessa forma, você entenderá como seu negócio se enquadra no regime tributário correto. Igualmente, visualizará quanto é recolhido mensalmente.

Relação com o pagamento do DAS MEI

Nota fiscal não altera o valor do DAS, mas ajuda a acompanhar a evolução do faturamento mês a mês. Igualmente, facilita demonstrar regularidade fiscal em auditorias. Por isso, mantenha um registro completo. Saiba mais em nosso guia de obrigações fiscais e prazos do DAS.

Relação com obrigações acessórias

Emitir nota ajuda a manter regularidade documental em diferentes órgãos. Por isso, todos os MEIs devem estar atentos às datas limites. Além disso, manter registros organizados facilita a declaração anual do MEI em 2025. Desse modo, você não terá dores de cabeça no período de entrega.

FAQ — Perguntas frequentes sobre

Conclusão

Emitir nota fiscal em 2025 é mais simples do que parece, especialmente com a Plataforma Nacional NFS-e disponível para todos os MEIs. Seja para serviços ou produtos, compreender as regras de obrigatoriedade, os prazos de cancelamento e o impacto tributário garante que seu negócio funcione regularmente e profissionalmente.

Lembre-se: emitir nota não aumenta seus impostos, mas fortalece sua posição fiscal e seu profissionalismo perante clientes e órgãos regulatórios. Use o passo a passo fornecido como base para suas operações, evite os erros comuns listados neste guia e consulte sua contabilidade em caso de dúvidas regionais ou mudanças futuras. Com a entrada do CRT-4 em 1º de abril de 2025, certifique-se de que seu emissor está atualizado se você trabalha com produtos.

➡️ Próximos passos: Acesse o Portal NFS-e Nacional com seu login Gov.br e comece a emitir suas notas hoje mesmo. Se tiver dúvidas sobre suas obrigações totais, confira nosso guia completo de obrigações fiscais do MEI.

⚠️ AVISO IMPORTANTE — ISENÇÃO DE RESPONSABILIDADE

Este artigo fornece orientações gerais sobre emissão de notas fiscais para MEI em 2025. As regras podem variar conforme a localização geográfica, o estado ou município em questão. A legislação tributária está em constante mudança. Recomendamos que você consulte um contador ou contabilista qualificado antes de tomar qualquer decisão fiscal ou contábil relacionada à sua empresa. Os autores não se responsabilizam por interpretações incorretas ou aplicações inadequadas das informações aqui contidas. Verifique sempre as regras específicas de sua região antes de agir.

Data de Publicação: 12 de Dezembro de 2025