DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais – e a DCTFWeb – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos – são declarações mensais. As empresas devem preencher e enviar esses documentos à Receita Federal, para informar os tributos federais devidos e os correspondentes créditos para cada tributo.
O que é DCTF e a DCTFWeb
Como expõe a Instrução Normativa RFB Nº 2005, de 29 de Janeiro de 2021, a DCTF e a DCTFWeb constituem confissão de dívida e instrumentos hábeis e suficientes para a exigência dos créditos tributários que elas consignam.
As organizações apresentam esses relatórios à Receita Federal detalhando os tributos federais devidos e os correspondentes créditos para cada tributo.
Não deve ser declarado DCTF
O contribuinte não deve informar na DCTF as contribuições previdenciárias que ele já declarou na GFIP ou na DCTFWeb.
Tributos e contribuições que devem ser declarados
- Cide-Combustível – Contribuição de Intervenção no Domínio Econômico incidente sobre a importação e a comercialização de petróleo e seus derivados, gás natural e seus derivados, e álcool etílico combustível
- Cide-Remessa – Contribuição de Intervenção no Domínio Econômico destinada a financiar o Programa de Estímulo à Interação Universidade-Empresa para o Apoio à Inovação
- COFINS – Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social
- CPMF – Contribuição Provisória sobre Movimentação Financeira
- CPRB – Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta
- CPSS – Contribuição para o Plano de Seguridade Social do Servidor
- CSLL – Contribuição Social Sobre Lucro Líquido
- IOF – Imposto sobre Operações de Crédito, Câmbio e Seguro, ou Relativas a Títulos ou Valores Mobiliários
- IPI – Imposto sobre Produtos Industrializados
- IRPJ – Imposto de Renda Pessoa Jurídica
- IRRF – Imposto sobre a Renda Retido na Fonte
- PIS/Pasep – Programa de Integração Social
Prazo para envio das declarações
O prazo mensal para entregar a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) e a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos (DCTFWeb) é o 15º (décimo quinto) dia útil do 2º (segundo) mês subsequente ao mês de ocorrência dos fatos geradores. Por exemplo, a empresa deve declarar os débitos e créditos decorrentes do mês de janeiro diretamente no mês de março.
Caso o contribuinte não realize o envio das declarações dentro do prazo, a Receita Federal cobrará a Multa por Atraso na Entrega de Declaração (MAED).
Quem deve preencher as declarações
Obrigados a apresentar a DCTF mensalmente:
- as pessoas jurídicas de direito privado em geral, inclusive as equiparadas, as imunes e as isentas;
- as unidades gestoras de orçamento dos órgãos públicos, das autarquias e das fundações de quaisquer dos poderes da União, dos estados, do Distrito Federal e dos municípios;
- os consórcios que realizam negócios jurídicos em nome próprio, inclusive na contratação de pessoas jurídicas e físicas, com ou sem vínculo empregatício;
- os fundos de investimento imobiliário a que se refere o art. 2º da Lei nº 9.779, de 19 de janeiro de 1999;
- SCP, que o sócio ostensivo apresenta, na DCTF ou DCTFWeb, a que estiver obrigado em razão da atividade que desenvolve;
- as entidades federais e regionais de fiscalização do exercício profissional, inclusive a Ordem dos Advogados do Brasil (OAB).
Obrigados a apresentar a DCTFWeb:
- as pessoas jurídicas de direito privado em geral, inclusive as equiparadas, as imunes e as isentas;
- as unidades gestoras de orçamento dos órgãos públicos, das autarquias e das fundações de quaisquer dos poderes da União, dos estados, do Distrito Federal e dos municípios;
- os consórcios de que tratam os arts. 278 e 279 da Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976, quando realizarem, em nome próprio:
- a contratação de trabalhador segurado do Regime Geral de Previdência Social (RGPS);
- a aquisição de produção rural de produtor rural pessoa física;
- o patrocínio de equipe de futebol profissional; ou
- a contratação de empresa para prestação de serviço sujeito à retenção de que trata o art. 31 da Lei nº 8.212, de 24 de julho de 1991;
- SCP, que o sócio ostensivo apresenta, na DCTF ou DCTFWeb, a que estiver obrigado em razão da atividade que desenvolve;
- as entidades federais e regionais de fiscalização do exercício profissional, inclusive a Ordem dos Advogados do Brasil (OAB);
- os organismos oficiais internacionais ou estrangeiros em funcionamento no Brasil, quando contratarem trabalhador segurado do RGPS;
- os microempreendedores individuais, quando:
- contratarem trabalhador segurado do RGPS;
- adquirirem produção rural de produtor rural pessoa física;
- patrocinarem equipe de futebol profissional; ou
- contratarem empresa para prestação de serviço sujeito à retenção de que trata o art. 31 da Lei nº 8.212, de 1991;
- os produtores rurais pessoas físicas, quando:
- contratarem trabalhador segurado do RGPS; ou
- venderem sua produção a adquirente domiciliado no exterior, a outro produtor rural pessoa física, a segurado especial ou a consumidor pessoa física, no varejo;
- as pessoas físicas que adquirirem produtos rurais de produtor rural pessoa física ou de segurado especial para venda, no varejo, a consumidor pessoa física; e
- as demais pessoas jurídicas que a legislação obriga ao recolhimento das contribuições previdenciárias previstas em lei.
Dispensados de preencher as declarações
Existem categorias que não precisam preencher a DCTF e a DCTFWeb.
Dispensados da DCTF:
- as microempresas e as empresas de pequeno porte enquadradas no Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional);
- os órgãos públicos da administração direta da União;
- as pessoas jurídicas e demais entidades em início de atividade, relativamente ao período compreendido entre o mês em que registrarem seus atos constitutivos e o mês anterior àquele em que efetivarem sua inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ);
- as pessoas jurídicas e demais entidades em situação inativa ou que não tenham débitos a declarar, a partir do 2º (segundo) mês em que permanecerem nessa condição;
- os condomínios edilícios;
- os clubes de investimento registrados em bolsa de valores segundo as normas que a Comissão de Valores Mobiliários (CVM) ou o Banco Central do Brasil (Bacen) fixaram;
- os fundos mútuos de investimento imobiliário sujeitos às normas do Bacen ou da CVM;
- as embaixadas, as missões, as delegações permanentes, os consulados gerais, os consulados, os vice-consulados, os consulados honorários e as unidades específicas do governo brasileiro no exterior;
- as representações permanentes de organizações internacionais;
- os fundos especiais de natureza contábil ou financeira não dotados de personalidade jurídica, que quaisquer dos Poderes da União, dos estados, do Distrito Federal ou dos municípios ou dos ministérios públicos ou tribunais de contas criaram;
- os candidatos a cargos políticos eletivos, nos termos da legislação específica;
- as incorporações imobiliárias objeto de opção pelo Regime Especial de Tributação (RET);
- as empresas, fundações ou associações domiciliadas no exterior que possuam bens e direitos no Brasil sujeitos a registro de propriedade ou posse perante órgãos públicos, localizados ou utilizados no Brasil;
- as comissões, sem personalidade jurídica, que um ato internacional celebrado pela República Federativa do Brasil e 1 (um) ou mais países criaram, para fins diversos;
- as comissões de conciliação prévia;
- os representantes comerciais, corretores, leiloeiros, despachantes e demais pessoas físicas que exercem exclusivamente a representação comercial autônoma, sem relação de emprego, e que desempenham, em caráter não eventual por conta de 1 (uma) ou mais pessoas, a mediação para a realização de negócios mercantis, quando praticada por conta de terceiros.
Dispensados da DCTFWeb:
- o contribuinte individual que não contratar trabalhador segurado do RGPS;
- o segurado especial a que se refere o inciso VII do caput do art. 12 da Lei nº 8.212, de 1991;
- o produtor rural pessoa física não enquadrado nas hipóteses previstas no inciso VIII do caput do art. 4º da Instrução Normativa RFB Nº 2005, de 29 de Janeiro de 2021;
- o órgão público em relação aos servidores públicos estatutários, filiados a regimes previdenciários próprios;
- o segurado facultativo do RGPS;
- os consórcios de que tratam os arts. 278 e 279 da Lei nº 6.404, de 1976, não enquadrados nas hipóteses previstas no inciso III do caput do art. 4º da Instrução Normativa RFB Nº 2005, de 29 de Janeiro de 2021;
- o microempreendedor individual quando não enquadrado nas hipóteses previstas no inciso VII do caput do art. 4º da Instrução Normativa RFB Nº 2005, de 29 de Janeiro de 2021;;
- os fundos especiais de natureza contábil ou financeira, não dotados de personalidade jurídica, que quaisquer dos poderes da União, dos estados, do Distrito Federal e dos municípios criaram;
- as comissões sem personalidade jurídica que um ato internacional celebrado pela República Federativa do Brasil com outros países criaram, para fins diversos;
- as comissões de conciliação prévia de que trata o art. 625-A da CLT;
- os fundos de investimento imobiliário ou os clubes de investimento registrados em Bolsa de Valores, de acordo com as normas fixadas pela CVM ou pelo Bacen, cujas informações, quando existirem, a instituição financeira responsável pela administração do fundo informará; e
- os organismos oficiais internacionais ou estrangeiros em funcionamento no Brasil, desde que não contratem trabalhador segurado do RGPS.
Quais as etapas para preenchimento da declaração
Uso do PGD e Integração com o Sped
Como o declarante precisa enviar essa declaração à Receita Federal, ele deve primeiro baixar um programa específico. Este programa é o PGD – Programa Gerador de Declaração. A Receita Federal disponibiliza versões diversas desse programa para envio de declarações. Atualmente, o PGD está na versão 3.5c, e o contribuinte deve utilizá-la para preencher a DCTF, original ou retificadora, inclusive nas situações de extinção, incorporação, fusão e cisão total ou parcial, relativa aos fatos geradores ocorridos a partir de 1º de agosto de 2014.
A equipe contábil elabora a DCTFWeb com base nas informações que prestou na escrituração do Sistema Simplificado de Escrituração Digital das Obrigações Previdenciárias, Trabalhistas e Fiscais (eSocial) ou na Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf), módulos integrantes do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped). Para apresentar a DCTFWeb, o usuário precisa obrigatoriamente assinar a declaração de forma digital utilizando um certificado válido.
Transmissão e Acompanhamento
Após gerar a declaração através do PGD, o declarante realiza o envio. Para transmitir o documento via Internet, o usuário utiliza o programa Receitanet que o portal da Receita Federal também disponibiliza, exigindo o uso de um Certificado Digital. Caso ocorra erro no sistema dos programas utilizados ou outras falhas, o contribuinte precisará entregar o arquivo, excepcionalmente, na unidade de atendimento presencial da Receita Federal, em formato digital (leve o arquivo da declaração em um pendrive). No caso de entrega na unidade física, o declarante deve comprovar a ocorrência da crítica ou falha que impediu a transmissão online.
Por fim, o declarante precisa acompanhar o processamento da declaração para verificar a situação da entrega. Se o status indicar retenção em malha, o usuário consulta as inconsistências e, se for o caso, retifica as informações enviando uma nova declaração (retificadora).
Atenção ao preenchimento da DCTF
Ao preencher a DCTF ou DCTFWeb, o profissional precisa prestar muita atenção a todas as informações inseridas. A Receita Federal analisa os dados declarados para verificar os lançamentos dos créditos tributários, as formas que a empresa os quitou (a vista ou parcelados) e se a organização aplicou compensações ou suspensões.
Caso a empresa atrase a entrega das declarações, mesmo quitando todas as contribuições, o sistema gerará uma multa de 2% sobre o valor dos impostos informados na DCTF, com limite de até 20%.
Já no caso de omissão ou incoerência de informações, a Receita Federal convocará a empresa para prestar informações e aplicará uma multa de R$ 20,00 sobre cada lote de 10 informações omitidas ou informadas incorretamente.
Retificação da DCTF
A Receita Federal permite que o contribuinte retifique a DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais – após o envio original. Essa retificação pode servir para alterar valores dos débitos ou créditos vinculados informados e fazer o lançamento de novos débitos.
Restrições para Retificação
No entanto, a legislação não permite realizar retificação nos seguintes casos:
- Quando há redução do valor de débitos, cujos valores a Receita já enviou à Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN) para inscrição em DAU; débitos que os fiscais apuraram em procedimentos de auditoria interna resultantes de informações indevidas prestadas na declaração original que a Receita já mandou para a PGFN; débitos que passaram por exame em procedimento de fiscalização; ou débitos que o órgão federal deferiu em pedido de parcelamento;
- alterar o valor de débitos relativos a impostos ou contribuições que o fiscal já intimou o contribuinte do início de procedimento fiscal.
Extinção do direito de retificação da DCTF
O direito de o contribuinte retificar a DCTF ou a DCTFWeb extingue-se em 5 (cinco) anos, contados do 1º (primeiro) dia do exercício seguinte àquele ao qual se refere a declaração.
Texto baseado na INSTRUÇÃO NORMATIVA RFB Nº 2005, DE 29 DE JANEIRO DE 2021
