A retenção de INSS e IR na prestação de serviços é um tema recorrente que, além disso, gera muitas dúvidas entre empresários e profissionais liberais. Por isso, entender como funciona esse processo é essencial para evitar erros fiscais e, consequentemente, garantir conformidade com a legislação vigente. Neste artigo, vamos abordar de forma clara e detalhada todos os aspectos que envolvem essas retenções.

O que é a retenção de tributos na fonte?

O tomador do serviço retém parte do valor devido ao prestador e, em seguida, repassa esse montante diretamente à Receita Federal, caracterizando a retenção de tributos na fonte. Esse procedimento, portanto, visa garantir o recolhimento antecipado de tributos, evitando a sonegação e facilitando a fiscalização.

Fundamento legal da retenção de INSS

A retenção de INSS (Instituto Nacional do Seguro Social) está regulamentada principalmente pela Instrução Normativa RFB nº 971/2009. Segundo a norma, empresas contratantes de serviços mediante cessão de mão de obra devem reter 11% do valor bruto da nota fiscal emitida.

Além disso, a Lei nº 8.212/1991, em seu artigo 31, também determina a obrigatoriedade da retenção em determinadas hipóteses, especialmente quando há vínculo trabalhista ou prestação de serviços contínuos. Portanto, entender a base legal é essencial para aplicar corretamente a retenção.

Fundamento legal da retenção de IRRF

A retenção do IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte) se aplica quando uma pessoa jurídica contrata serviços de outra pessoa jurídica ou de um profissional autônomo. Além disso, a base legal está na Instrução Normativa RFB nº 1.234/2012. A alíquota varia de acordo com o valor do pagamento, seguindo a tabela progressiva do imposto de renda.

Quando a retenção é obrigatória?

A retenção de INSS e IR é obrigatória em diversas situações. No entanto, há regras específicas para cada tipo de serviço prestado. A Receita Federal exige a retenção sempre que há cessão de mão de obra, serviços contínuos ou pagamentos acima do limite de isenção do IR.

Tipos de serviços com retenção

Os principais serviços que exigem retenção são:

• Serviços de limpeza, conservação e manutenção;
• Vigilância e segurança patrimonial;
• Serviços de contabilidade, consultoria e auditoria;
• Obras de construção civil com mão de obra fornecida.

Além disso, os serviços prestados por profissionais autônomos (como advogados, engenheiros e médicos) também estão sujeitos à retenção do IR.

Limites e exceções legais

Em alguns casos, o prestador pode estar dispensado da retenção. Por exemplo:

• Microempreendedores Individuais (MEI) estão isentos da retenção de INSS;
• Empresas optantes pelo Simples Nacional, em regra, não sofrem retenção de IRRF;
• Serviços eventuais e de valor inferior ao limite de isenção da tabela do IR também não sofrem retenção.

Contudo, você deve analisar caso a caso, pois as exceções são limitadas e exigem documentação comprobatória.

Cálculo e alíquotas: como fazer?

O cálculo da retenção de INSS e IR depende do tipo de serviço, do valor da nota fiscal e da categoria do prestador (pessoa jurídica ou física).

Base de cálculo para INSS e IR

Para o INSS, a base de cálculo é o valor bruto da nota fiscal, com retenção de 11% para serviços com cessão de mão de obra. Já para o IRRF, a base de cálculo considera o valor do serviço, bem como a aplicação da alíquota da tabela progressiva.

Tabela progressiva atualizada (ano 2025)

A tabela progressiva do IRRF vigente em 2025 é:

• Até R$ 2.112,00 – Isento
• De R$ 2.112,01 até R$ 2.826,65 – 7,5%
• De R$ 2.826,66 até R$ 3.751,05 – 15%
• De R$ 3.751,06 até R$ 4.664,68 – 22,5%
• Acima de R$ 4.664,68 – 27,5%

É essencial aplicar corretamente essa tabela para evitar erros de recolhimento.

Responsabilidades do tomador e do prestador

O tomador do serviço é o responsável legal pela retenção e pelo recolhimento do tributo. Além disso, deve informar corretamente os dados na nota fiscal e nas obrigações acessórias, como a DIRF e a DCTF.

Já o prestador, por sua vez, precisa garantir que a retenção foi corretamente aplicada e, além disso, exigir o comprovante do recolhimento. Esse documento, portanto, é fundamental para comprovar a regularidade fiscal.

Como lançar corretamente a Retenção de INSS e IR na nota fiscal e na DIRF?

Na nota fiscal, destaque claramente o valor da retenção de INSS e IR. Além disso, informe o valor total do serviço no campo ‘valor bruto’ e registre os valores retidos em campos separados.

Na DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte), a empresa tomadora deve, obrigatoriamente, informar todos os pagamentos efetuados com retenção, além de identificar o CPF ou CNPJ do prestador e os respectivos valores retidos e recolhidos.

Retenção de INSS e IR – Exemplos práticos

Exemplo com empresa de consultoria

Uma empresa contrata consultoria tributária por R$ 10.000,00. Como há cessão de mão de obra e a prestadora é do Lucro Presumido, aplicam-se:

• INSS: 11% sobre R$ 10.000,00 = R$ 1.100,00
• IRRF: Alíquota conforme a faixa da tabela (se aplicável)

O tomador deve reter esses valores e recolher via GPS (INSS) e DARF (IRRF).

Exemplo com prestador autônomo

Um advogado autônomo presta serviço de R$ 3.000,00. Como ultrapassa a faixa de isenção, há retenção de IR:

• IRRF: 15% sobre R$ 3.000,00 = R$ 450,00

O prestador, como contribuinte individual, pode recolher o INSS diretamente; contudo, o tomador pode reter, dependendo da natureza do contrato.

Retenção de INSS e IR – Penalidades

O não recolhimento da retenção de INSS e IR pode gerar sérias penalidades:

• Multas de até 75% do valor não recolhido;
• Juros de mora pela taxa SELIC;
• Impedimento de emissão de certidões negativas;
• Responsabilidade solidária do tomador pelo pagamento.

Portanto, manter-se regular é imprescindível para evitar sanções.

Retenção de INSS e IR – Conclusão

A retenção de INSS e IR em serviços prestados é, sem dúvida, uma obrigação que exige atenção. Portanto, compreender os fundamentos legais, os critérios de obrigatoriedade, os procedimentos corretos e, além disso, os riscos de descumprimento é essencial para empresas e profissionais.

Evite multas e autuações: consulte um contador antes de emitir notas com retenção!