Divergências de estoque ocorrem quando a quantidade de um produto registrada no sistema contábil não corresponde à quantidade física existente no estoque. Essas discrepâncias podem ser tanto positivas (sobras) quanto negativas (faltas). As causas podem variar, incluindo, por exemplo:
- Erros de contagem: Falhas humanas durante a contagem física dos produtos.
- Roubos e furtos: Perdas de produtos devido à ação de terceiros.
- Quebras e avarias: Danos aos produtos durante o armazenamento ou transporte.
- Perdas por obsolescência: Produtos que se tornam obsoletos e perdem valor.
- Erros de lançamento: Incorreções nos registros de entrada e saída de produtos.
Por conseguinte, essas falhas podem afetar diretamente o desempenho financeiro e a operação da empresa. Portanto, é essencial identificar e corrigir essas divergências com eficiência.
Estoque Físico vs. Estoque Contábil
Existem dois tipos principais de estoque que a empresa deve gerenciar: o estoque físico e o estoque contábil.
- Estoque Físico: Representa a quantidade real de produtos em estoque, determinada por meio da contagem física.
- Estoque Contábil: Refere-se à quantidade registrada nos sistemas contábeis, com base em documentos fiscais e lançamentos contábeis.
Assim, quando há divergências entre o estoque físico e contábil, é fundamental investigar as causas. Isso ajuda a evitar problemas operacionais e fiscais.
Métodos de Inventário: Periódico vs. Permanente
O inventário é o processo de contagem física dos produtos. Dessa forma, existem duas abordagens principais, que podem ser escolhidas conforme a necessidade da empresa:
- Inventário Periódico: Realizado em intervalos regulares (mensal, trimestral ou anual). O estoque é ajustado apenas no final do período. No entanto, isso pode gerar divergências significativas, pois o controle é menos preciso.
- Inventário Permanente: Realizado continuamente, a cada movimentação de entrada ou saída de produtos. Por outro lado, esse método proporciona um controle mais preciso, permitindo a identificação de divergências em tempo real.
Causas Comuns de Divergências de Estoque
As divergências de estoque podem ser causadas por uma série de fatores. Entre os mais comuns, temos:
- Subavaliação ou superavaliação do estoque: Isso pode distorcer o patrimônio líquido e o resultado da empresa.
- Dificuldade na tomada de decisões: Informações incorretas sobre a disponibilidade de produtos podem, consequentemente, levar a compras e produção equivocadas.
- Perdas financeiras: Roubos, furtos e quebras resultam, assim, em prejuízos diretos para a empresa.
- Problemas com a fiscalização: Divergências significativas podem gerar problemas com o fisco.
Por essa razão, esses fatores reforçam a importância de um controle rigoroso de estoque.
Como Resolver Divergências de Estoque com Inventário Permanente
O inventário permanente facilita a identificação rápida de divergências. Quando as diferenças são pequenas e não afetam significativamente o resultado da empresa, elas podem ser tratadas como ajustes de inventário. Esses ajustes, normalmente, são lançados diretamente na conta de Custo das Mercadorias Vendidas (CMV).
Exemplo prático:
Suponha que um inventário físico revelou uma falta de R$ 1.000,00 em mercadorias.
Lançamento contábil de Divergências de Estoque:
- Débito: Custo das Mercadorias Vendidas (CMV) – R$ 1.000,00
- Crédito: Estoques – R$ 1.000,00
No entanto, quando as divergências são mais significativas, como no caso de um furto, é necessário investigar as causas e realizar ajustes mais detalhados. Esses ajustes podem envolver a criação de contas específicas para registrar as diferenças e identificar os responsáveis pelas perdas.
Exemplo prático:
Suponha que um inventário físico revelou um faltante de R$ 10.000,00 em mercadorias devido a um furto.
Lançamento contábil:
- Débito: Perdas por Furto (Despesa Operacional) – R$ 10.000,00
- Crédito: Estoques – R$ 10.000,00
Processo de Ajuste no Inventário Periódico
No inventário periódico, as divergências só são identificadas no momento da contagem física. Para resolvê-las, é necessário ajustar o estoque final e recalcular o CMV. O processo envolve, então, três etapas principais:
- Identificação das diferenças: Compare o estoque físico com o estoque contábil para identificar faltas ou sobras.
- Ajustes contábeis: Registre as diferenças nas contas de Estoques e recalcule o CMV.
- Análise das causas: Investigue as razões das divergências para evitar problemas futuros.
Principais Causas de Perda de Estoque
As perdas de estoque podem ocorrer por diversos motivos, entre os quais destacamos:
- Erros de contagem: Falhas humanas durante o inventário.
- Quebras e avarias: Danos aos produtos durante o armazenamento ou transporte.
- Obsolescência: Produtos que perdem valor por estarem desatualizados.
- Roubos e furtos: Perdas por ação de terceiros.
Portanto, é importante identificar as causas dessas perdas para implementar medidas preventivas e minimizar os impactos financeiros.
Como Lidar com Roubos e Furtos no Estoque
Caso ocorra um roubo ou furto de estoque, o empreendedor deve agir rapidamente. As medidas essenciais incluem, entre outras:
- Notificar as autoridades: Registre um Boletim de Ocorrência e entre em contato com a seguradora, caso a empresa tenha seguro.
- Inventário completo: Realize uma contagem física detalhada para identificar os itens perdidos.
- Análise das causas: Conduza uma investigação interna, utilizando câmeras de segurança e conversando com os funcionários.
- Ações preventivas: Reforce a segurança e implemente um sistema de gestão de estoque eficiente.
- Ajustes contábeis: Realize a baixa contábil das mercadorias perdidas e registre as perdas como despesas operacionais.
- Comunicação com clientes e fornecedores: Informe os envolvidos sobre o ocorrido e ajuste as operações conforme necessário.
Considerações Finais
As divergências entre o estoque físico e o contábil são, sem dúvida, um desafio comum, mas com um controle eficiente e procedimentos adequados, é possível minimizá-las. A análise das causas das diferenças e a implementação de medidas preventivas e corretivas são, portanto, fundamentais para evitar prejuízos financeiros e garantir a integridade do estoque.