DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais – e a DCTFWeb – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos – são declarações mensais, que devem ser preenchidas e enviadas à Receita Federal, informando os tributos federais devidos e os correspondentes créditos para cada tributo.
O que é DCTF e a DCTFWeb
Conforme exposto pela Instrução Normativa RFB Nº 2005, de 29 de Janeiro de 2021, a DCTF e a DCTFWeb constituem confissão de dívida e instrumentos hábeis e suficientes para a exigência dos créditos tributários nelas consignados.
Essas declarações são relatórios apresentados à Receita Federal com os tributos federais devidos e os correspondentes créditos para cada tributo.
Não deve ser declarado DCTF
Na DCTF não devem ser declarados as contribuições previdenciárias declaradas em GFIP ou na DCTFWeb.
Tributos e contribuições que devem ser declarados
- Cide-Combustível – Contribuição de Intervenção no Domínio Econômico incidente sobre a importação e a comercialização de petróleo e seus derivados, gás natural e seus derivados, e álcool etílico combustível
- Cide-Remessa – Contribuição de Intervenção no Domínio Econômico destinada a financiar o Programa de Estímulo à Interação Universidade-Empresa para o Apoio à Inovação
- COFINS – Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social
- CPMF – Contribuição Provisória sobre Movimentação Financeira
- CPRB – Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta
- CPSS – Contribuição para o Plano de Seguridade Social do Servidor
- CSLL – Contribuição Social Sobre Lucro Líquido
- IOF – Imposto sobre Operações de Crédito, Câmbio e Seguro, ou Relativas a Títulos ou Valores Mobiliários
- IPI – Imposto sobre Produtos Industrializados
- IRPJ – Imposto de Renda Pessoa Jurídica
- IRRF – Imposto sobre a Renda Retido na Fonte
- PIS/Pasep – Programa de Integração Social
Prazo para envio das declarações
O prazo mensal para entregar a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) e a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos (DCTFWeb) é o 15º (décimo quinto) dia útil do 2º (segundo) mês subsequente ao mês de ocorrência dos fatos geradores. Por exemplo, os débitos e créditos decorrentes do mês de janeiro, devem ser declarados no mês de março.
Caso o contribuinte não realize o envio das declarações dentro do prazo, será cobrada Multa por Atraso na Entrega de Declaração (MAED).
Quem deve preencher as declarações
São obrigados a apresentar a DCTF mensalmente:
- as pessoas jurídicas de direito privado em geral, inclusive as equiparadas, as imunes e as isentas;
- as unidades gestoras de orçamento dos órgãos públicos, das autarquias e das fundações de quaisquer dos poderes da União, dos estados, do Distrito Federal e dos municípios;
- os consórcios que realizam negócios jurídicos em nome próprio, inclusive na contratação de pessoas jurídicas e físicas, com ou sem vínculo empregatício;
- os fundos de investimento imobiliário a que se refere o art. 2º da Lei nº 9.779, de 19 de janeiro de 1999;
- SCP, apresentadas pelo sócio ostensivo, na DCTF ou DCTFWeb a que estiver obrigado em razão da atividade que desenvolve;
- as entidades federais e regionais de fiscalização do exercício profissional, inclusive a Ordem dos Advogados do Brasil (OAB).
São obrigados a apresentar a DCTFWeb:
- as pessoas jurídicas de direito privado em geral, inclusive as equiparadas, as imunes e as isentas;
- as unidades gestoras de orçamento dos órgãos públicos, das autarquias e das fundações de quaisquer dos poderes da União, dos estados, do Distrito Federal e dos municípios;
- os consórcios de que tratam os arts. 278 e 279 da Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976, quando realizarem, em nome próprio:
- a contratação de trabalhador segurado do Regime Geral de Previdência Social (RGPS);
- a aquisição de produção rural de produtor rural pessoa física;
- o patrocínio de equipe de futebol profissional; ou
- a contratação de empresa para prestação de serviço sujeito à retenção de que trata o art. 31 da Lei nº 8.212, de 24 de julho de 1991;
- SCP, apresentadas pelo sócio ostensivo, na DCTF ou DCTFWeb a que estiver obrigado em razão da atividade que desenvolve;
- as entidades federais e regionais de fiscalização do exercício profissional, inclusive a Ordem dos Advogados do Brasil (OAB);
- os organismos oficiais internacionais ou estrangeiros em funcionamento no Brasil, quando contratarem trabalhador segurado do RGPS;
- os microempreendedores individuais, quando:
- contratarem trabalhador segurado do RGPS;
- adquirirem produção rural de produtor rural pessoa física;
- patrocinarem equipe de futebol profissional; ou
- contratarem empresa para prestação de serviço sujeito à retenção de que trata o art. 31 da Lei nº 8.212, de 1991;
- os produtores rurais pessoas físicas, quando:
- contratarem trabalhador segurado do RGPS; ou
- venderem sua produção a adquirente domiciliado no exterior, a outro produtor rural pessoa física, a segurado especial ou a consumidor pessoa física, no varejo;
- as pessoas físicas que adquirirem produtos rurais de produtor rural pessoa física ou de segurado especial para venda, no varejo, a consumidor pessoa física; e
- as demais pessoas jurídicas que estejam obrigadas pela legislação ao recolhimento das contribuições previdenciárias previstas em lei.
Dispensados de preencher as declarações
Existem categorias que não estão obrigadas ao preenchimento da DCTF e da DCTFWeb.
Ficam dispensados da obrigação de apresentar a DCTF:
- as microempresas e as empresas de pequeno porte enquadradas no Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional);
- os órgãos públicos da administração direta da União;
- as pessoas jurídicas e demais entidades em início de atividade, relativamente ao período compreendido entre o mês em que forem registrados seus atos constitutivos e o mês anterior àquele em que for efetivada sua inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ);
- as pessoas jurídicas e demais entidades em situação inativa ou que não tenham débitos a declarar, a partir do 2º (segundo) mês em que permanecerem nessa condição;
- os condomínios edilícios;
- os clubes de investimento registrados em bolsa de valores segundo as normas fixadas pela Comissão de Valores Mobiliários (CVM) ou pelo Banco Central do Brasil (Bacen);
- os fundos mútuos de investimento imobiliário sujeitos às normas do Bacen ou da CVM;
- as embaixadas, as missões, as delegações permanentes, os consulados gerais, os consulados, os vice-consulados, os consulados honorários e as unidades específicas do governo brasileiro no exterior;
- as representações permanentes de organizações internacionais;
- os fundos especiais de natureza contábil ou financeira não dotados de personalidade jurídica, criados no âmbito de quaisquer dos Poderes da União, dos estados, do Distrito Federal ou dos municípios ou dos ministérios públicos ou tribunais de contas;
- os candidatos a cargos políticos eletivos, nos termos da legislação específica;
- as incorporações imobiliárias objeto de opção pelo Regime Especial de Tributação (RET);
- as empresas, fundações ou associações domiciliadas no exterior que possuam bens e direitos no Brasil sujeitos a registro de propriedade ou posse perante órgãos públicos, localizados ou utilizados no Brasil;
- as comissões, sem personalidade jurídica, criadas por ato internacional celebrado pela República Federativa do Brasil e 1 (um) ou mais países, para fins diversos;
- as comissões de conciliação prévia;
- os representantes comerciais, corretores, leiloeiros, despachantes e demais pessoas físicas que exercem exclusivamente a representação comercial autônoma, sem relação de emprego, e que desempenham, em caráter não eventual por conta de 1 (uma) ou mais pessoas, a mediação para a realização de negócios mercantis, quando praticada por conta de terceiros.
Ficam dispensados da obrigação de apresentar a DCTFWeb:
- o contribuinte individual que não contratar trabalhador segurado do RGPS;
- o segurado especial a que se refere o inciso VII do caput do art. 12 da Lei nº 8.212, de 1991;
- o produtor rural pessoa física não enquadrado nas hipóteses previstas no inciso VIII do caput do art. 4º da Instrução Normativa RFB Nº 2005, de 29 de Janeiro de 2021;
- o órgão público em relação aos servidores públicos estatutários, filiados a regimes previdenciários próprios;
- o segurado facultativo do RGPS;
- os consórcios de que tratam os arts. 278 e 279 da Lei nº 6.404, de 1976, não enquadrados nas hipóteses previstas no inciso III do caput do art. 4º da Instrução Normativa RFB Nº 2005, de 29 de Janeiro de 2021;
- o microempreendedor individual quando não enquadrado nas hipóteses previstas no inciso VII do caput do art. 4º da Instrução Normativa RFB Nº 2005, de 29 de Janeiro de 2021;;
- os fundos especiais de natureza contábil ou financeira, não dotados de personalidade jurídica, criados no âmbito de quaisquer dos poderes da União, dos estados, do Distrito Federal e dos municípios;
- as comissões sem personalidade jurídica criadas por ato internacional celebrado pela República Federativa do Brasil com outros países, para fins diversos;
- as comissões de conciliação prévia de que trata o art. 625-A da CLT;
- os fundos de investimento imobiliário ou os clubes de investimento registrados em Bolsa de Valores, de acordo com as normas fixadas pela CVM ou pelo Bacen, cujas informações, quando existirem, serão prestadas pela instituição financeira responsável pela administração do fundo; e
- os organismos oficiais internacionais ou estrangeiros em funcionamento no Brasil, desde que não contratem trabalhador segurado do RGPS.
Quais as etapas para preenchimento da declaração
Como é uma declaração que deve ser enviado à Receita Federal, é preciso primeiro baixar um programa específico para a declaração. Este programa é o PGD – Programa Gerador de Declaração. A Receita Federal disponibiliza versões diversas desse programa para envio de declarações. Atualmente, o PGD está na versão 3.5c, e deve ser utilizada para o preenchimento da DCTF, original ou retificadora, inclusive nas situações de extinção, incorporação, fusão e cisão total ou parcial, relativa aos fatos geradores ocorridos a partir de 1º de agosto de 2014.
A DCTFWeb deverá ser elaborada com base nas informações prestadas na escrituração do Sistema Simplificado de Escrituração Digital das Obrigações Previdenciárias, Trabalhistas e Fiscais (eSocial) ou na Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf), módulos integrantes do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped). Para a apresentação da DCTFWeb é obrigatória a assinatura digital da declaração mediante utilização de certificado digital válido.
Após a geração da declaração através do PGD, é necessário realizar o envio. Para transmitir a declaração via Internet, deve-se utilizar o programa Receitanet que também é disponibilizado através do portal da Receita Federal, sendo obrigatório a utilização de um Certificado Digital. Caso haja erro no sistema dos programas utilizados ou outras falhas, será necessário que a entrega seja realizada, excepcionalmente, na unidade de atendimento presencial da Receita Federal, em formato digital (leve o arquivo da declaração em um pendrive). No caso de entrega na unidade da Receita Federal, deve ser comprovado a ocorrência da crítica ou falha que impediu a transmissão da declaração.
Por fim, será preciso que o declarante acompanhe o processamento da declaração para verificar a situação da entrega. Se a situação da declaração indicar que está retida em malha, deve-se consultar as inconsistências e, se for o caso, retifique (corrija) as informações enviando uma nova declaração (retificadora).
Atenção ao preenchimento da DCTF
Ao preencher a DCTF ou DCTFWeb, deve-se prestar muita atenção à todas as informações prestadas. A Receita Federal analisa as informações prestadas na DCTF ou DCTFWeb para verificar os dados lançamentos dos créditos tributários, as formas que estes foram quitados (a vista ou parcelados) e se há compensações ou suspenções.
Caso haja atraso na entrega das declarações, mesmo que todas as contribuições não declaradas estejam pagas, será gerado uma multa de 2% do valor dos impostos e contribuições informadas na DCTF, com limite de até 20%.
Já no caso de omissão ou incoerência de informações, haverá convocação para prestação de informações e uma multa de R$ 20,00 sobre cada lote de 10 informações omitidas ou informadas incorretamente.
Retificação da DCTF
A Receita Federal permite que após enviado a DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais – sejam realizados retificações das informações prestadas. Essa retificação pode ser utilizada para alterar valores dos débitos ou créditos vinculados informados e fazer o lançamento de novos débitos.
No entanto, não será permitido realizar retificação nos seguintes casos:
- Quando há redução do valor de débitos, cujos valores já tenham sido enviados à Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN) para inscrição em DAU; apurados em procedimentos de auditoria interna, resultantes de informações indevidas ou não comprovadas, prestadas por meio da DCTF ou da DCTFWeb, sobre pagamento, parcelamento, dedução, compensação, exclusão ou suspensão de exigibilidade, que tenham sido enviados à PGFN para inscrição em DAU ou tenham sido objeto de pedido de parcelamento deferido; que tenham sido objeto de exame em procedimento de fiscalização; ou que tenham sido objeto de pedido de parcelamento deferido;
- alterar o valor de débitos relativos a impostos ou contribuições em relação aos quais o contribuinte tenha sido intimado do início de procedimento fiscal.
Extinção do direito de retificação da DCTF
O direito de o contribuinte retificar a DCTF ou a DCTFWeb extingue-se em 5 (cinco) anos, contados do 1º (primeiro) dia do exercício seguinte àquele ao qual se refere a declaração.
Texto baseado na INSTRUÇÃO NORMATIVA RFB Nº 2005, DE 29 DE JANEIRO DE 2021